Ενίσxυση της ποιότητας και της αποτελεσματικότητας των ελέγχων μικρότερων οντοτήτων

PHIL COWPERTHWAITE
ΜΕΛΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΜΙΚΡΟΜΕΣΑΙΩΝ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΤΗΣ IFAC

ΜΕΤΑΦΡΑΣΗ: ΜΑΡΙΑ ΤΥΡΟΒΟΛΑ
ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΣΩΜΑΤΟΣ ΟΡΚΩΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΩΝ ΛΟΓΙΣΤΩΝ (ΣΟΕΛ)

Ο ρυθμός των αλλαγών και η αυξημένη πολυπλοκότητα των ελεγκτικών και λογιστικών προτύπων κατά τη διάρκεια των τελευταίων ετών επέφεραν δραματικές μεταβολές και ενδεχομένως βαρύνουν δυσανάλογα τις μικρότερες λογιστικές επιχειρήσεις, που συνήθως ελέγχουν μικρότερες οντότητες. Η επιβάρυνση αυτή εντείνεται από το δύσκολο οικονομικό περιβάλλον, το οποίο ωθεί τους πελάτες να ασκούν πίεση στους επαγγελματίες λογιστές για χαμηλότερες αμοιβές. Ως εκ τούτου, είναι όλο και πιο δύσκολο για τις λογιστικές επιχειρήσεις να διατηρήσουν επαρκή κερδοφορία από την παροχή ελεγκτικών υπηρεσιών.

Τα καλά νέα είναι ότι η αυτοματοποίηση, που επιτεύχθηκε με τις πρόσφατες εξελίξεις στον τομέα της τεχνολογίας, καθώς και η βελτίωση των διαδικασιών, μπορεί να βοηθήσουν τις λογιστικές επιχειρήσεις να ενισχύσουν συγχρόνως την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα του ελεγκτικού τους έργου, επιτυγχάνοντας παράλληλα μείωση του κόστους, καθώς και τη διασφάλιση της κερδοφορίας.

Αύξηση της ποιότητας ελέγχου
Η αυτοματοποίηση μιας μικρής λογιστικής επιχείρησης δίνει τη δυνατότητα για βελτίωση της ποιότητας του ελέγχου, τόσο σε επίπεδο αναθέσεων στη λογιστική επιχείρηση όσο και σε επίπεδο αναθέσεων σε μεμονωμένα πρόσωπα. Σε επίπεδο λογιστικής επιχείρησης, η θέσπιση τυποποιημένων προτύπων βοηθά στο να διασφαλίζεται η ολοκλήρωση όλων των φάσεων σε κάθε έλεγχο. Προσαρμοσμένες λίστες ελέγχου είναι δυνατόν να ενημερώνονται ανάλογα με τις ανάγκες και να ενσωματώνονται σε αρχεία μεμονωμένων αναθέσεων στην αρχή της κάθε ανάθεσης.

Η αυτοματοποίηση αρχείου μπορεί επίσης να αυξήσει σημαντικά την ποιότητα σε επίπεδο ανάθεσης. Εάν γίνεται εισαγωγή δεδομένων από ένα εφαρμοσμένο πρόγραμμα σε άλλο, τότε τα λάθη μετατροπής δεδομένων πρέπει να εξαλείφονται, ενώ τα σφάλματα ομαδοποίησης και τα αριθμητικά σφάλματα μπορεί να ελαχιστοποιηθούν.

Μια προειδοποίηση: Καθώς κάθε έλεγχος είναι μοναδικός, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να προσαρμόσετε κάθε αρχείο (φάκελο) ελέγχου. Το γενικό πρότυπο της λογιστικής επιχείρησης αποτελεί εξαιρετικό εφαλτήριο, αλλά είναι μόνο η αρχή. Η προσαρμογή για πράγματα όπως τα χαρακτηριστικά της βιομηχανίας και οι εσωτερικές δικλίδες ελέγχου είναι τόσο σημαντική όσο και η πλήρης αυτοματοποίηση της υποκείμενης δομής του αρχείου.

Ενίσχυση της αποδοτικότητας των αναθέσεων
Ένα μεγάλο μέρος του απτού αποτελέσματος του ελέγχου είναι αρκετά συναφές από αρχείο σε αρχείο: οι επαγγελματίες συνήθως χρησιμοποιούν κοινές δομές αρχείων, καθώς και παρόμοιες λίστες ελέγχου και φόρμες. Επιπλέον, ο εμπορικός φάκελος ελέγχου, τα φύλλα εργασίας, η επεξεργασία κειμένου και οι πλατφόρμες βάσεων δεδομένων συχνά επιτρέπουν την απρόσκοπτη και ταχεία ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των εφαρμογών και των αρχείων του πελάτη. Κανένα από αυτά τα χαρακτηριστικά δεν είναι νέο, είναι όμως βέβαιο ότι χρησιμοποιούνται στο μέγιστο όφελός τους για το χρήστη; Υπάρχουν πολλοί τρόποι, εύκολοι στην εφαρμογή, που αυξάνουν την αποδοτικότητα της κάθε μικρής λογιστικής επιχείρησης. Το κόλπο είναι οι χρήστες να είναι δημιουργικοί και να χρησιμοποιούν τη φαντασία τους. Μερικές προτάσεις επ’ αυτού παρατίθενται στη συνέχεια.

Φάση προ ανάθεσης
Όταν ως μικροοντότητα ελεγκτών χρησιμοποιείτε εμπορικά διαθέσιμο λογισμικό, μπορείτε:
➔ να ανασύρετε (ανανεώσετε/ενημερώσετε) το ηλεκτρονικό αρχείο του προηγούμενου έτους σχεδόν αμέσως,
➔ να καλέσετε τηλεφωνικά τον πελάτη ή να αποστείλετε μια ηλεκτρονική επιστολή, προκειμένου να συζητήσετε την επιλογή του κατάλληλου χρόνου (χρονοδιαγράμματος) και να ρωτήσετε εάν υπήρχαν σημαντικά γεγονότα/αλλαγές κατά το παρελθόν έτος και,
➔ υποθέτοντας ότι δεν υπάρχει, να αποστείλετε ηλεκτρονικά επιστολή ανάθεσης, επιστολή στρατηγικής ελέγχου και έναν κατάλογο με το απαραίτητο υλικό που θα χρειαστείτε όταν επισκεφθείτε τον πελάτη για να ξεκινήσει ο έλεγχος. Όλα αυτά τα έγγραφα θα πρέπει να έχουν ήδη προετοιμαστεί στο πλαίσιο της ενημέρωσης του αρχείου (φακέλου ελέγχου).

Επεξεργασία (διαδικασία) ανάθεσης και συγκέντρωση στοιχείων
Μετά τη φάση της προανάθεσης, ζητήστε από τον πελάτη να σας αποστείλει ένα ισοζύγιο σε μορφή που να μπορείτε να εισάγετε στο φάκελο ελέγχου.

Φάση επιτόπιας εργασίας (εργασίας στις εγκαταστάσεις του πελάτη)
Ένας αποτελεσματικός αυτοματοποιημένος έλεγχος μιας μικροοικονομικής οντότητας μπορεί να εξελιχθεί ως εξής:

Άφιξη στο γραφείο του πελάτη με τον ανανεωμένο (ενημερωμένο) φάκελο ελέγχου. Μετά από μια πρώτη συζήτηση με τον πελάτη, ενημερώνετε τα ανανεωμένα προγράμματά σας, τεκμηριώνοντας τις γνώσεις σας επί της επιχείρησης του πελάτη για οποιεσδήποτε αλλαγές σε σχέση με το περασμένο έτος στον κλάδο, στο περιβάλλον και στις δικλίδες διασφάλισης της εταιρείας.

Προγραμματίστε την ανάθεση και τους υπολογισμούς ουσιώδους μεγέθους και μεγέθους δείγματος, με βάση το ισοζύγιο που έχετε εισάγει στο φάκελο ελέγχου.

Επισκοπήστε τις αναλύσεις πολυετών λογαριασμών (π.χ. ανάλυση βασικών αριθμοδεικτών, όπως το ποσοστό ακαθάριστου κέρδους), οι οποίες μπορεί να είναι προγραμματισμένες εκ των προτέρων.

Εκτυπώστε τις επιβεβαιώσεις που απαιτούνται και καλέστε τους αρμόδιους να τις υπογράψουν στο γραφείο του πελάτη σας.

Επισκοπήστε τα στοιχεία ως προς την καταλληλότητά τους και συμπληρώστε τις λίστες ελέγχου του ανανεωμένου φακέλου ανάθεσης ελέγχου (και πάλι μια προειδοποίηση: μην πέσετε στην παγίδα της απλής επανάληψης των διαδικασιών του προηγούμενου έτους χωρίς να έχετε πρώτα χρησιμοποιήσει την επαγγελματική σας κρίση).

Σημειώστε τα βασικά σημεία προς γνωστοποίηση στη διοίκηση και στους υπεύθυνους για τη διακυβέρνηση, όπως απαιτείται από το Διεθνές Πρότυπο Ελέγχου (ΔΠΕ) 260 «Επικοινωνία με τους υπεύθυνους για τη διακυβέρνηση» και από το ΔΠΕ 265 «Επικοινωνία ελαττωμάτων του συστήματος εσωτερικών δικλίδων ελέγχου στους υπεύθυνους για τη διακυβέρνηση και στη διοίκηση», στο γραφείο του πελάτη, όπως αυτά προκύπτουν και επισκοπήστε τα μαζί με τον πελάτη για να βεβαιωθείτε ότι έχετε ορθά τα δεδομένα.

Φάση διαμόρφωσης γνώμης
Επισκοπήστε την αναλυτική επισκόπηση μετά την επιτόπια εργασία, που ενημερώνεται αυτόματα με τις προσαρμογές του ελέγχου σας.

Στείλτε το προσαρμοσμένο ισοζύγιο και τις προτεινόμενες προσαρμογές ελέγχου στον πελάτη σας.

Στείλτε με ηλεκτρονική επιστολή στον πελάτη την επιστολή διαβεβαίωσης και ένα έγγραφο με επικαιροποιημένη σύνοψη ελέγχου σύμφωνα με το ΔΠΕ 260.

Στείλτε μέσω ηλεκτρονικού ή κανονικού ταχυδρομείου ένα υπογεγραμμένο αντίγραφο της έκθεσης του ελεγκτή και το σχετικό τιμολόγιο, αφού πρώτα το αρμόδιο προσωπικό έχει αποδεχθεί την ευθύνη για τις οικονομικές καταστάσεις.

Το παραπάνω προϋποθέτει ότι έχετε ακολουθήσει τη διαδικασία για την τυποποίηση των πεδίων δεδομένων σε όλα τα αρχεία του πελάτη σας. Τα ονόματα των πελατών και τα πεδία διευθύνσεων, στο τέλος του έτους και σε άλλες ημερομηνίες, καθώς και άλλα πρότυπα τεκμηρίωσης μπορούν όλα να προγραμματιστούν σε ένα αρχείο που περιείχε μεμονωμένα αρχεία προτύπων για την αλληλογραφία, το σχεδιασμό καταλόγων κ.λπ. Η τυποποίηση σε επίπεδο λογιστικής επιχείρησης είναι απαραίτητη εάν θέλετε να με- γιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα με την αυτοματοποίηση.

Φερθείτε έξυπνα σε σχέση με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας Υπάρχει μια σειρά από προειδοποιήσεις που πρέπει να ληφθούν σοβαρά υπόψη πριν από την έναρξ,η ακόμη και σε επίπεδο ελάχιστου σχεδίου αυτοματισμού.
1) Να είστε ρεαλιστές. Η αρχική διαδικασία αυτοματοποίησης κατά πάσα πι- θανότητα θα διαρκέσει περισσότερο απ’ ό,τι νομίζετε.
2) Διαθέστε χρόνο εκ των προτέρων προκειμένου να γίνουν όλα σωστά. Εάν έχετε ένα σφάλμα στον πίνακά σας, θα πρέπει να το διορθώνετε κάθε φορά που το χρησιμοποιείτε. Αυτό αυξάνει σημαντικά το κόστος του αυτοματισμού.
3) Στοχεύστε στη συνοχή σε όλους τους πελάτες. Η χρήση τυποποιημένων πινάκων για αναλυτικά χρονοδιαγράμματα, οικονομικές καταστάσεις, κωδικοποίηση οικονομικών καταστάσεων, καθώς και η ευρετηρίαση αρχείων βοηθά στην αποφυγή επανεφεύρεσης του τροχού σε κάθε ανάθεση ελέγχου μικροοντότητας.

Περίληψη
Η αυτοματοποίηση της λογιστικής σας επιχείρησης είναι μια απαιτητική δια- δικασία, που απαιτεί δεξιότητες διαχείρισης του έργου και μια σημαντική δέσμευση για ένα διάστημα από τα ανώτερα στελέχη της επιχείρησης. Εάν έχετε την πειθαρχία για να τα καταφέρετε, η αυτοματοποίηση θα σας αποζημιώσει μακροπρόθεσμα και επαναλαμβανόμενα στο μέλλον.

Πηγές IFAC
Η IFAC φιλοξενεί μια σειρά από δωρεάν πηγές και εργαλεία, συμπεριλαμβανομένων των οδηγών και άρθρων, προκειμένου να συμβάλει στην υλοποίηση των προτύπων ελέγχου και δικλίδων ποιότητας: βλέπε πηγές και εργαλεία στην ηλεκτρονική διεύθυνση www.ifac.org/ SMP.

Copyright © June 2013 by the International Federation of Accountants (IFAC). All rights reserved. Used with permission of IFAC. Contact permissions@ifac.org for permission to reproduce, store, or transmit this document.