Έλενα Στυλιανού

Σύμβουλος Ανθρώπινου Δυναμικού, RSM Stylianou

Στη δύσκολη περίοδο που διανύουμε, πολλές επιχειρήσεις πραγματοποιούν ή υποβάλλονται σε μεγάλες αλλαγές. Αναπόφευκτα αυτές οι αλλαγές έχουν σημαντικές επιδράσεις στο ανθρώπινο δυναμικό, καθώς οι επιχειρήσεις καλούνται είτε να μειώσουν το προσωπικό τους, είτε να μετακινήσουν άτομα σε διαφορετικά τμήματα/γεωγραφικά σημεία, είτε να προσφέρουν εκ περιτροπής απασχόληση. Είναι λοιπόν απαραίτητο αυτήν την περίοδο να αξιολογηθούν οι ικανότητες του ανθρώπινου δυναμικού της κάθε επιχείρησης, ώστε να διασφαλισθεί ότι απασχολούνται τα σωστά άτομα στις σωστές θέσεις, με τους κατάλληλους ρόλους.

Η διαχείριση της μείωσης του εργατικού δυναμικού μπορεί να αποδειχτεί μία δύσκολη διαδικασία. Χρειάζεται προνοητικότητα και ευαίσθητο χειρισμό. Για να γίνει αυτή η διαδικασία με όσο πιο ομαλό τρόπο γίνεται, θα πρέπει να γίνει αντικειμενική και δίκαιη αξιολόγηση όλων των απασχολούμενων στην επιχείρηση, ανεξαρτήτως θέσης ή βαθμού.

Πολύς λόγος έχει γίνει τελευταία για την υποχρέωση πρόνοιας του εργοδότη προς τους υπαλλήλους του, τόσο κατά τη διάρκεια της εργασιακής σχέσης όσο και μετά τη λύση της σύμβασης εργασίας. Η υποχρέωση αυτή εντείνεται όταν γίνεται χρήση των ρυθμίσεων που προβλέπονται από τη νομοθεσία για τις εργασιακές σχέσεις, όπως αυτή τροποποιήθηκε με το Ν. 3899/2010, ώστε να εξασφαλίζεται πως λαμβάνονται οι σωστές αποφάσεις.

Βασικά βήματα κατά την αξιολόγηση προσωπικού στα πλαίσια της αναδιάταξης

1. Ο εργοδότης που επωφελείται από τις ευνοϊκές γι’ αυτόν διατάξεις του νόμου οφείλει να μην κάνει κατάχρηση αυτού και να εξετάζει τη νομική πλευρά κάθε αλλαγής στην οποία αποφασίζει να προχωρήσει.

Οι επιχειρήσεις είναι υπεύθυνες να εξασφαλίσουν ότι η διαδικασία αξιολόγησης που χρησιμοποιούν είναι δίκαιη και εντός των πλαισίων της αρχής της καλής πίστης, ώστε να αποφύγουν τυχόν αντιδράσεις των εργαζομένων για διακριτική μεταχείριση και άδικη απομάκρυνσή τους. Ο μόνος τρόπος να εξασφαλιστεί κάτι τέτοιο είναι η τήρηση της ετήσιας έγγραφης διαδικασίας αξιολόγησης του προσωπικού, η οποία τηρείται σε ηλεκτρονική βάση και πρόσβαση σε αυτήν μπορούν να έχουν τόσο ο εργοδότης όσο και ο εργαζόμενος και ο προϊστάμενός του. Έχει αποδειχτεί πολλές φορές στην πράξη πως το πιο δίκαιο σύστημα αξιολόγησης προσωπικού είναι αυτό του οποίου λαμβάνει γνώση ο εργαζόμενος και μάλιστα έχει δικαίωμα και εκείνος να αξιολογήσει την απόδοσή του και τις παρατηρήσεις που του έχουν γίνει. Επιπλέον, αποτελεί και ένα ισχυρό αποδεικτικό στοιχείο σε περίπτωση που ο εργαζόμενος κινηθεί δικαστικά θεωρώντας άδικη την απομάκρυνσή του.

2.  Γνώμονας ο στόχος

Είναι απαραίτητο να σκεφτούν οι επιχειρήσεις πώς θα είναι στο μέλλον και οι ίδιες αλλά και η αγορά, και ποιες δεξιότητες και ικανότητες θα απαιτούνται για την επιτυχία τους. Είναι καλό να υπάρχει διαφάνεια και να δηλώνεται με σαφή τρόπο ο στόχος της εταιρείας. Εάν η επιχείρηση θέλει να προχωρήσει σε αναδιάρθρωση ή σε συρρίκνωση πρέπει να ενημερώσει το προσωπικό της για τη διαδικασία αξιολόγησης που θα χρησιμοποιήσει και για τα κριτήρια από τα οποία θα εξαρτηθεί η επιτυχία όλων. Με τον τρόπο αυτό θα γνωρίζουν όλοι πλέον τις επαγγελματικές δεξιότητες και τις ικανότητες που απαιτούνται από εδώ και στο εξής και θα μπορέσει να γίνει άμεση σύνδεση με τους ρόλους και τις αρμοδιότητες του καθενός.

3. Επικοινωνία

Η σωστή επικοινωνία είναι το παν! Θα πρέπει να γίνεται με σαφήνεια και συνέπεια, και η κάθε ανακοίνωση να είναι κατανοητή και επίκαιρη προς όλους. Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζουν όλοι οι εργαζόμενοι τι συμβαίνει στην επιχείρηση και γιατί συμβαίνει. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί μία ποικιλία από εργαλεία επικοινωνίας για να υποστηριχτούν όλοι και να νιώσουν άνετα. Καλό είναι να γίνονται ανακοινώσεις ιεραρχικά και ταυτόχρονα μέσα στην επιχείρηση, για να αποφευχθούν οι διαρροές. Επίσης χρήσιμο είναι να σκεφτεί κανείς το είδος ερωτήσεων που μπορεί να ακολουθήσουν μετά απο ανακοινώσεις και να ετοιμάσει κάποιες απαντήσεις. Σε πολλές επιχειρήσεις η επικοινωνία αυτή έχει δημιουργήσει στους εργαζόμενους αίσθημα συνυπευθυνότητας για την οικονομική πορεία της εταιρείας, με αποτέλεσμα να καταβάλλουν μεγαλύτερη προσπάθεια για το καλό της επιχείρησης.

4.  Προσδιορισμός απαραίτητων επαγγελματικών δεξιοτήτων

Δίκαιη και αντικειμενική αξιολόγηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προσδιοριστούν τα άτομα που εμφανίζουν τις απαραίτητες επαγγελματικές δεξιότητες και ταιριάζουν στις απαιτήσεις των νέων ή υφιστάμενων ρόλων. Πρώτο απαραίτητο βήμα είναι η «Ανάλυση εργασίας» για να προσδιοριστούν οι βασικές δεξιότητες και συμπεριφορές που απαιτούνται για την επιτυχία του κάθε ατόμου στη συγκεκριμένη θέση. Για να εξασφαλιστούν αναλυτικά και λεπτομερώς περιγραφόμενα προφίλ για τον κάθε ρόλο, προτείνεται η χρήση πολλαπλών μεθόδων συλλογής δεδομένων. Οι διαφορές που εντοπίζονται ανάμεσα στους εργαζόμενους που παρουσιάζουν πολύ υψηλή απόδοση και σε αυτούς που πα- ρουσιάζουν μέτρια ή χαμηλή απόδοση παίζουν σημαντικό ρόλο στη διαμόρφωση του ιδανικού προφίλ για τον κάθε ρόλο. Στο τέλος της διαδικασίας αυτής οι διαφορές αυτές, καθώς και οι βασικές απαραίτητες ικανότητες και συμπεριφορές, μαζί με τις ειδικές γνώσεις που απαιτούνται για τον κάθε ρόλο, διαμορφώνουν το προφίλ της θέσης που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αξιολόγηση αλλά και για μελλοντικές προσλήψεις.

5.  Εφαρμογή της διαδικασίας αξιολόγησης

Θα πρέπει να σχεδιαστεί μία αποτελεσματική και αντικειμενική διαδικασία αξιολόγησης, χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως είναι τα ψυχομετρικά ερωτηματολόγια, οι συνεντεύξεις και οι ασκήσεις προσομοίωσης εργασίας. Τα εργαλεία που θα επιλεγούν από κάθε επιχείρηση θα πρέπει να θεωρούνται δίκαια και κατάλληλα για το σκοπό αυτό.

Σε κάποιες περιπτώσεις χρησιμοποιούνται Κέντρα Αξιολόγησης για να αποδεικνύεται ο συνδετικός κρίκος μεταξύ των επιθυμητών συμπεριφορών για το ρόλο και της αποτελεσματικότητάς του, χρησιμοποιώντας μία σειρά διαφορετικών εργασιών προσομοίωσης.

Τα ψυχομετρικά τεστ και ερωτηματολόγια μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να γίνουν αντικειμενικές και συγκρίσιμες μετρήσεις, εξετάζοντας τις επαγγελματικές δεξιότητες που απαιτεί η κάθε θέση. Αυτά τα ερωτηματολόγια μπορούν να συμπληρώνονται είτε ηλεκτρονικά είτε χειρόγραφα και στο τέλος πάντοτε παρέχεται μία έκθεση που περιγράφει τα δυνατά και αδύνατα σημεία του καθενός, όσον αφορά τις απαραίτητες δεξιότητες για την κάθε θέση. Τα παραπάνω ερωτηματολόγια βασίζονται σε αυτοαξιολόγηση και στην ειλικρίνεια και την αυτογνωσία σε μεγάλο βαθμό. Για το λόγο αυτό χρησιμοποιούνται ερωτήσεις με συγκεκριμένες επιλογές απαντήσεων και δείκτης αξιοπιστίας. Η σωστή ανατροφοδότηση των αποτελεσμάτων και η συζήτηση που ακολουθεί με τον κάθε εργαζόμενο είναι απαραίτητη, καθώς δίνει μαζί με το ερωτηματολόγιο μία ολοκληρωμένη εικόνα του ατόμου που αξιολογείται και παρέχεται η ευκαιρία να εξεταστούν κάποια στοιχεία με μεγαλύτερη λεπτομέρεια.

6. Εμπλοκή των σωματείων εργαζομένων

Η κάθε διαδικασία αναδιάρθρωσης ή συρρίκνωσης του προσωπικού πρέπει να γνωστοποιείται εσωτερικά στα τυχόν υφιστάμενα σωματεία εργαζομένων, καθώς και στους ίδιους τους εργαζόμενους προσωπικά, για να διασφαλιστεί η διαφάνεια και η αμερόληπτη μεταχείριση όλων.

7. Αποφύγετε το σύνδρομο επιβίωσης

Έπειτα από μεγάλες αναδιαρθρώσεις ή απολύσεις, η συνέχιση της αποτελεσματικότητας μιας εταιρείας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το ηθικό και τη συνέχιση της εμπλοκής όσων έχουν επιβιώσει από αυτή τη διαδικασία. Ένα ανήσυχο και αποθαρρυμένο ανθρώπινο δυναμικό είναι λιγότερο πιθανό να δείξει δέσμευση, ενθουσιασμό και πρωτοβουλία. Γι’ αυτό το λόγο, το προσωπικό το οποίο θα παραμείνει στην εταιρεία θα χρειαστεί προσοχή και στήριξη, και τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων όλων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάπτυξή τους.

8. Υποστηρίξτε όσους αποχωρούν

Οι αποχωρούντες καλό είναι να υποστηριχθούν ώστε να αντιμετωπίσουν με υπευθυνότητα και συνέπεια τη διαδικασία μεταβίβασης των καθηκόντων τους, αλλά και να βοηθηθούν οι ίδιοι στην εύρεση μιας μελλοντικής νέας εργασίας. Ο εργοδότης καλό είναι να δώσει σαφή και αντικειμενικά σχόλια αξιολόγησης σχετικά με τα δυνατά και αδύνατα σημεία του κάθε αποχωρήσαντος, ώστε να βοηθήσει σημαντικά τον καθένα ξεχωριστά. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται η διαφάνεια στις διαδικασίες αξιολόγησης της εταιρείας και η δέσμευση ως προς την υποστήριξη του κάθε ατόμου.

Είναι πολύ σημαντικό σε αυτήν τη δύσκολη περίοδο που διανύουμε να χρησιμοποιούμε αντικειμενικά και δίκαια κριτήρια για να πάρουμε τις απαραίτητες αποφάσεις και να τηρούμε τoν κώδικα δεοντολογίας που επιθυμούμε να μας αντιπροσωπεύει. Είναι επίσης πολύ σημαντικό να γνωρίζουν όσοι αποχωρούν τους λόγους για τους οποίους επέλεξε η εταιρεία να προχωρήσει σε αυτήν την ενέργεια και να είναι σαφείς και κατανοητοί σε όλους. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι που παραμένουν στην εταιρεία πρέπει να γνωρίζουν ακριβώς ποιος είναι ο ρόλος και οι ευθύνες τους, για να τους δοθεί η ευκαιρία να αποδώσουν αποτελεσματικά, αλλά και να βελτιώσουν με τη βοήθεια της εταιρείας τυχόν αδυναμίες τους. Δεν υπάρχει πιο κατάλληλη περίοδος για να επενδύσουν οι εταιρείες στο ανθρώπινο δυναμικό τους και να επιλέξουν τα σωστά άτομα για τις σωστές θέσεις. Επίσης πρέπει να καταλάβουμε πως αυτή η περίοδος δεν θα κρατήσει για πάντα και είναι σημαντικό η κάθε επιχείρηση να έχει τους ανθρώπους που θα την βοηθήσουν να εκπληρώσει τους στόχους της και να πάει μπροστά.