• Σήμερα είναι: Δευτέρα, 28 Σεπτεμβρίου, 2020

Η ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΦΥΣΙΚΗΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗ ΠΛΕΥΡΑ, Αντρέας Μπαρλίκας

Αντρέας Μπαρλίκας, Certified Public Accountant, Partner, Deloitte. Χατζηπαύλου, Σοφιανός και Καμπάνης Α.Ε.

Απογραφή είναι η λεπτομερής καταχώριση, καταγραφή και αποτίμηση όλων των στοιχείων της επαγγελματικής περιουσίας της επιχείρησης, που υπάρχουν στη συγκεκριμένη χρονική στιγμή που διενεργείται.

Η απογραφή, βάσει των κανόνων της λογιστικής, απαιτείται να είναι λεπτομερής και πραγματική, να απεικονίζει την πραγματική κατάσταση της επιχείρησης, διότι με αυτήν επιτυγχάνεται η επαλήθευση των εγγραφών που έχουν καταχωρισθεί στα βιβλία και ο πραγματικός προσδιορισμός του εξαγομένου λογιστικού αποτελέσματος (κέρδους ή ζημίας) της χρήσης (εγκύκλιος Υπ.Οικ. 117/1968 και 40/1977).

Μια επιχείρηση διενεργεί απογραφή τόσο για φορολογικούς όσο και για διαχειριστικούς λόγους.

Σχετικά με τις διαδικασίες διενέργειας φυσικής απογραφής έχουν κατά καιρούς γραφεί τόσο αναλυτικά ελεγκτικά προγράμματα όσο και άρθρα σε λογιστικά βιβλία, σε φορολογικά περιοδικά αλλά και στον ηλεκτρονικό τύπο.

Με τη συμμετοχή μου εδώ και χρόνια σε πολλούς ελέγχους και τη συνεργασία μου με αρκετούς συναδέλφους, κυρίως νέους, θεώρησα ότι θα ήταν χρήσιμο κι ίσως βοηθήσει να υπάρχει σε γενικές γραμμές ένας «μπούσουλας» για τα βήματα που απαιτούνται να γίνουν από την ελεγκτική πλευρά κατά τη διενέργεια φυσικών απογραφών και ειδικότερα των αποθεμάτων (προϊόντων, εμπορευμάτων κ.λπ.) και μετρητών – επιταγών στο πλαίσιο της εργασίας που μας έχει ανατεθεί.

Για τα αποθέματα

1. Επιθεωρούμε τους αποθηκευτικούς χώρους για να δούμε αν είναι τακτοποιημένοι, καθαροί κι αν τηρούνται τα απαραίτητα μέτρα προστασίας (πυρασφάλεια κ.λπ.)

2. Επιβεβαιώνουμε ότι δεν γίνονται κινήσεις (πωλήσεις/παραδόσεις, αγορές/παραλαβές κ.λπ.) στη διάρκεια της απογραφής και, αν γίνονται, ότι καταχωρούνται σαφώς στα τηρούμενα απογραφικά στοιχεία.

3. Πριν ξεκινήσει η απογραφή λαμβάνουμε αντίγραφα από τα τελευταία στοιχεία διακίνησης της αποθήκης που έχουν εκδοθεί.

4. Ζητούμε να μάθουμε αν έχουν εκδοθεί οδηγίες για την απογραφή και, αν ναι, βεβαιωνόμαστε ότι εφαρμόζονται.

5. Βεβαιωνόμαστε ότι η απογραφή γίνεται με στοιχειώδη οργάνωση, δηλαδή δεν υπάρχει μπλέξιμο για το τι έχει μετρηθεί και τι όχι.

6. Βεβαιωνόμαστε ότι το ή τα συνεργεία απογραφής αποτελούνται από άτομα της αποθήκης και των οικονομικών υπηρεσιών ή κάποιου άλλου ανεξάρτητου τμήματος (εκτός αποθήκης).

7. Διαπιστώνουμε ότι στα συνεργεία απογραφής ακολουθείται η εξής

διαδικασία: ο ένας μετράει και ο άλλος γράφει τις μετρηθείσες ποσότητες, τον κωδικό του είδους και την περιγραφή.

8. Στη διάρκεια της απογραφής ρωτάμε τους υπεύθυνους (π.χ. αποθηκάριο) αν κάποια αποθέματα είναι απαξιωμένα ή βραδέως κινούμενα και σημειώνουμε τους αντίστοιχους κωδικούς και ποσότητες.

9. Δειγματοληπτικά, βάσει της μεθόδου επιλογής που εφαρμόζουμε, μετρούμε οι ίδιοι μερικά αποθέματα, ξεκινώντας από τα ράφια και πηγαίνοντας στα απογραφικά στοιχεία και αντίστροφα. Προσπαθούμε να καλύψουμε ακριβά κυρίως αποθέματα. Ζυγίζουμε ή ανοίγουμε κάποιες συσκευασίες.

10. Συγκρίνουμε τα μετρημένα από εμάς με τις μετρήσεις των συνεργείων κι αν υπάρχουν διαφορές καλό είναι να διερευνηθούν και να λυθούν επιτόπου.

11. Στο τέλος της απογραφής βεβαιωνόμαστε ότι έχουν μετρηθεί όλοι οι αποθηκευτικοί χώροι κι όλα τα αποθέματα.

12. Παίρνουμε αντίγραφα των απογραφικών δελτίων/καταστάσεων υπογεγραμμένα από τους υπεύθυνους απογραφής.

Για τα μετρητά και τις επιταγές

1. Για τα μετρητά συμπληρώνουμε το φύλλο καταμέτρησης ταμείου και το συμφωνούμε με το λογιστικό υπόλοιπο του ταμείου της ίδιας ημερομηνίας. Αν υπάρχουν αποδείξεις στο ταμείο (IOUs) σημειώνουμε όλα τα στοιχεία των αποδείξεων και για τις πιο σημαντικές καλό είναι να λάβουμε αντίγραφο. Το φύλλο καταμέτρησης υπογράφεται από τον υπεύθυνο του ταμείου.

2. Για τις επιταγές συμπληρώνουμε ή επιβεβαιώνουμε την κατάσταση που τηρείται από την εταιρεία με τα εξής στοιχεία, που λαμβάνονται από τα σώματα των επιταγών:

➜ Αριθμός επιταγής.

➜ Τράπεζα.

➜ Ημερομηνία λήξης.

➜ Ποσό.

➜ Εκδότης.

➜ Τελευταίος οπισθογράφος.

Στο τέλος,

3. Συντάσσουμε ένα υπόμνημα για τις διενεργηθείσες απογραφές με την εξής δομή:

➜ Σκοπός.

➜ Διενεργηθείσα εργασία.

➜ Ευρήματα.

➜ Συμπέρασμα.

Το υπόμνημα, μαζί με όλα τα παραστατικά της απογραφής, τα παραδίνουμε στον υπεύθυνο του έργου.