Κυριάκος Πατατούκας
Επιθεωρητής Ποιοτικού Ελέγχου ΣΟΛ ΑΕΟΕ
Αναστάσιος Μπεγιόγλου
Ορκωτός Ελεγκτής Λογιστής ΣΟΛ ΑΕΟΕ
Κάθε οικονομική οντότητα έχει τη δική της δομή και ένα μοναδικό σύνολο επιχειρησιακών προτεραιοτήτων, με αποτέλεσμα κάθε περίπτωση καταγραφής και ανάπτυξης μιας τέτοιας εφαρμογής να είναι μοναδική. Παρόλα αυτά, υπάρχουν ορισμένα βήματα που καθορίζουν την επιτυχία του εγχειρήματος, ανεξάρτητα από το μέγεθος, τον τύπο ή την πολυπλοκότητα της οντότητας αυτής.
Στο άρθρο αυτό θα παρουσιάσουμε ερωτηματολόγια που βοηθούν οποιαδήποτε οντότητα να αποτυπώσει και να αναλύσει την παρούσα κατάσταση που υφίσταται όσον αφορά την ανάπτυξη μιας εφαρμογής ελέγχου και διαχείρισης κρίσεων σε κάθε ξεχω- ριστό κομμάτι της. Έτσι θα μπορέσει η οντότητα να εντοπίσει τα κενά, τα σημεία που χρήζουν αλλαγής, τις αλληλεπικαλύψεις κ.ο.κ., προκειμένου να προχωρήσει στο στάδιο του σχεδιασμού μιας ενιαίας εφαρμογής ελέγχου. Προτού ωστόσο ξεκινήσουμε την ανάλυση, θα ήταν χρήσιμο να διευκρινίσουμε τι εννοούμε με τον όρο «εφαρμογή», τα συστατικά της και πώς αυτά αλληλεπιδρούν μεταξύ τους. Εφαρμογή είναι μια μηχανογραφική πλατφόρμα για την επίτευξη οικονομιών κλίμακας σε διαδικασίες ελέγχου και διαχείρισης κρίσεων.
Η επιτυχία της εφαρμογής είναι αποτέλεσμα της δυναμικής αλληλεπίδρασης:
α) Των πόρων της ομάδας που διενεργεί τις συμφωνίες. Η εφαρμογή πρέπει να διαμορφωθεί έτσι ώστε να εκμεταλλευτεί το υπάρχον καταρτισμένο προσωπικό στις ανάλογες θέσεις μέσα στην οντότητα αυτή ή μέσω ενός εξωτερικού παρόχου. Προσοχή πρέπει να δοθεί στο ρόλο κάθε εμπλεκομένου μέρους προκειμένου να διασφαλισθεί η αδιάλειπτη λειτουργία της εφαρμογής.
β) Της τεχνολογίας. Η ύπαρξη μιας ενιαίας, ευέλικτης και εξελισσόμενης τεχνολογικής πλατφόρμας είναι ουσιαστική για να επιτευχθούν οι επιδιωκόμενες μειώσεις στο κόστος και η ενδοεπιχειρησιακή εφαρμογή ενιαίων διαδικασιών και συστήματος αναφορών.
γ) Της υιοθέτησης βέλτιστων πρακτικών. Η εφαρμογή πρέπει να ακολουθείται με τις βέλτιστες πρακτικές. Σε περίπτωση που δεν μπορεί να εντοπιστεί κάποια βέλτιστη πρακτική σε ισχύ, πρέπει αυτή να αναπτυχθεί και να εφαρμοστεί. Η ύπαρξη διαδικασιών τροποποίησης της βέλτιστης πρακτικής προκειμένου να διασφαλισθεί ότι συμβαδίζει πάντα με τις επιχειρησιακές ανάγκες και αλλαγές είναι απαραίτητη.
Έχοντας λοιπόν διευκρινίσει τι σημαίνει για εμάς εφαρμογή και τα στοιχεία που αλληλεπιδρούν για την επίτευξή της, θα προχωρήσουμε στη λεπτομερή παρουσίαση των μέσων (εργαλείων) εκείνων της
επιχείρησης που θα την οδηγήσουν στον εντοπισμό των σημείων που χρήζουν βελτίωσης. Η σύγκριση της παρούσας κατάστασης, όπως θα καταγραφεί με τη βοήθεια των ερωτηματολογίων που παρουσιάζονται παρακάτω, και η στρατηγική βούληση της εταιρείας θα αποτελέσει την κινητήριο δύναμη του έργου ανάπτυξης της νέας εφαρμογής.
Ανάλυση παρούσας κατάστασης
Προκειμένου να καθοριστεί ο καλύτερος τρόπος για να προχωρήσει το έργο, θα πρέπει πρωτίστως να γίνει πλήρως κατανοητό το περιβάλλον όπως έχει στην επιχείρηση. Η ανάλυση της επικρατούσας κατάστασης αποτελεί τη γραμμή έναρξης της προσπάθειας για αλλαγή. Η συγκέντρωση έγκυρων πληροφοριών για το σύνολο των συμφωνιών που διενεργούνται και των πόρων που δεσμεύονται για τη διενέργειά τους περιγράφει το μέγεθος της εργασίας που θα απαιτηθεί από τη νέα εφαρμογή. Υπάρχουν, κατ’ ελάχιστο, τέσσερα κρίσιμα σημεία σ’ αυτήν την ανάλυση. Μια καταρχήν απογραφή παρέχει αίσθηση του μεγέθους και της πολυπλοκότητας των υπαρχουσών συμφωνιών. Μια ανάλυση των πόρων διασαφηνίζει τα διάφορα επίπεδα προσωπικού –εσωτερικού και εξωτερικού– που υποστηρίζουν αυτές τις εργασίες. Η τεχνολογική επισκόπηση δίνει μια σαφή εικόνα της τεχνολογίας που χρησιμοποιείται για να υποστηρίξει αυτήν την εργασία και αποτελεί συνήθως το σημαντικότερο κόστος της συγκεκριμένης λειτουργίας. Τέλος, η αξιολόγηση των περιφερειακών και γενικά των επιχειρησιακών θεμάτων είναι ίσως η σημαντικότερη πτυχή αυτής της επισκόπησης. Εδώ θα αποκαλυφθούν θέματα όπως καθυστερήσεις στην εκτέλεση των συμφωνιών, ανεπάρκειες στην τεχνολογία και τη ροή της δουλειάς, ή άλλα θέματα πόρων που εκθέτουν την επιχείρηση σε λειτουργικό κίνδυνο.
Η ανάλυση της παρούσας κατάστασης οδηγεί πολλές πτυχές της διαδικασίας λήψης αποφάσεων σχετικά με την εφαρμογή, όπως την ευκαιρία για δημιουργία οικονομιών στον τομέα των τεχνολογικών πόρων, τον ορισμό του πεδίου δράσης και την βελτιστοποίηση της διαχείρισης πόρων κ.ο.κ. Επίσης, αποκαλύπτει ευκαιρίες για βελτιώσεις και εξοικονόμηση κόστους ακόμη και αν η εφαρμογή δεν υιοθετηθεί. Για παράδειγμα, μπορεί να αποκαλύψει μια συμφωνία μεταξύ υποσυστημάτων που διενεργείται από ένα τμήμα ή επιχει- ρηματική μονάδα και όχι από ένα άλλο ή μπορεί να καταδείξει την ανάγκη κλεισίματος ανενεργών συμφωνιών.
Απογραφή διενεργούμενων συμφωνιών
Ο κατάλογος της απογραφής συμφωνιών πρέπει να είναι μια πλήρης λίστα όλων των συμφωνιών που διενεργούνται αυτήν την περίοδο με τα υπάρχοντα συστήματα, και μπορεί να απαιτήσει τη βοήθεια της μηχανογράφησης και διάφορων άλλων λειτουργικών μονάδων για να συνταχθεί. Συνιστάται να συντάσσονται αυτές οι πληροφορίες έτσι ώστε να είναι εύκολη η επικαιροποίηση και η διαχείρισή τους από διαφορετικές επιχειρηματικές μονάδες. Κατά τη διαδικασία της απογραφής είναι πιθανό να αποκαλυφθούν ασυνέπειες μεταξύ τμημάτων στην εκτέλεση των ίδιων συμφωνιών. Ανεξαρτήτως εάν υιοθετηθεί τελικά η κεντροποιημένη εφαρμογή ή όχι, η απογραφή θα είναι χρήσιμη, καθώς θα εντοπίσει αδυναμίες οι οποίες μπορούν να αντιμετωπισθούν προς όφελος της οικονομικής οντότητας.
Παρακάτω παρουσιάζεται ένα ερωτηματολόγιο που καλύπτει τα βασικά σημεία της διαδικασίας απογραφής των
διενεργούμενων συμφωνιών προς χάριν της ανάλυσης της παρούσας κατάστασης. Είναι σημαντικό να χτιστεί ένα ερωτηματολόγιο που να καθρεπτίζει τις ανάγκες της κάθε οντότητας.
Ανάλυση πόρων
Η ανάλυση των πόρων αξιολογεί τις ανάγκες για ανθρώπινο δυναμικό της εφαρμογής ελέγχου και διαχείρισης κρίσεων. Προκειμένου να αποκτηθούν ορθές πληροφορίες για τις ανάγκες σε ανθρώπινους πόρους μετρούμενους σε αντιστοιχία ερ- γαζομένων πλήρους απασχόλησης, η πιο κατάλληλη μέθοδος είναι η αξιολόγηση μέσω συνεντεύξεων και παρατήρησης. Το εποπτικό προσωπικό, αλλά και το ίδιο το προσωπικό που εκτελεί την εργασία, θα είναι σε θέση να παρέχουν σημαντικές πληροφορίες.
Η κατάλληλη σύνταξη αυτών των πληροφοριών μπορεί να παρουσιάσει τη συνολική προσπάθεια που καταναλώνεται σε αυτές τις δραστηριότητες. Αυτό το στοιχείο μπορεί να επιβεβαιώσει την ακρίβεια της κατανομής των σχετικών δαπανών που γίνεται μέσω της διοικητικής λογιστικής στις επιχειρηματικές λειτουργίες. Από τα στοιχεία αυτά θα προκύψει ο βαθμός στον οποίο η εργασία έχει ανατεθεί κατά περίπτωση στον φθηνότερο εσωτερικό ή εξωτερικό πάροχο.
Επίσης, θέματα που αφορούν την επάρκεια του διαχωρισμού καθηκόντων και των θεσπισμένων σημείων ελέγχου μπορούν να προκύψουν από τη συγκεκριμένη ανάλυση. Έτσι μπορεί να εντοπισθούν συμφωνίες λογαριασμών, που γίνονται για διαφορετικά προϊόντα ή σε διαφορετικά στάδια της διαδικασίας παραγωγής, που θα αποκαλύψουν ενδεχομένως συγκρούσεις καθηκόντων.
Eπισκόπηση χρησιμοποιούμενης τεχνολογίας
Μια πλήρης επισκόπηση της χρησιμοποιούμενης τεχνολογίας είναι μια εκτενής και σύνθετη ανάλυση, που καλύπτει ποικίλα ζητήματα, όπως η λειτουργικότητα, τα λειτουργικά συστήματα, οι βάσεις δεδομένων, η σταθερότητα προμηθευτών, η χορήγηση αδειών, οι δαπάνες και τα ζητήματα υποστήριξης από τους προμηθευτές. Στόχος αυτής της ανάλυσης δεν είναι να προωθήσει μια πλήρη αναθεώρηση της χρησιμοποιούμενης τεχνολογίας αλλά μάλλον να διασαφηνίσει θέματα γύρω από την χρησιμοποιούμενη τεχνολογία, παρέχοντας χρήσιμες πληροφορίες για το χτίσιμο της νέας εφαρμογής.
Η τεχνολογία είναι συνήθως ένα μεγάλο ποσοστό του γενικότερου κόστους αυτών των διαδικασιών ελέγχου. Η απόκτηση μιας σαφούς εικόνας των τεχνολογικών πλατφορμών που βρίσκονται σε χρήση, μαζί με τα κόστη και τη λειτουργικότητά τους, είναι ένα κρίσιμο μέρος της αρχικής εξέτασης. Οι εταιρείες έχουν συχνά ποικίλες τεχνολογίες που υποστηρίζουν αυτές τις λειτουργίες ανά τμήμα και επιχειρηματική μονάδα. Πληροφορίες σχετικές με τα συστήματα που υπάρχουν και χρησιμοποιούνται είναι συνήθως διαθέσιμες από το τμήμα μηχανογράφησης. Ίσως να μπορούν να εντοπισθούν κάποια κέρδη και εδώ, ανεξάρτητα από την υλοποίηση του έργου της κεντροποίησης της εφαρμογής. Μήπως χρησιμοποιείται τεχνολογία που είναι πολύ ακριβή, έχει εντυπωσιακά υψηλές δαπάνες λειτουργίας και δεν παρέχει καμία προστιθέμενη αξία έναντι άλλων πλατφορμών σε λειτουργία; Υπάρχουν θέματα σταθερότητας και υποστήριξης των χρησιμοποιούμενων συστημάτων που θέτουν λειτουργικούς κινδύνους και πρέπει να εξεταστούν επειγόντως; Η ανάλυση αυτή παρέχει σημαντικό σημείο εκκίνησης για τη διαδικασία συνολικής επιλογής τεχνολογίας σε περίπτωση που αποφασισθεί να χτισθεί μια νέα εφαρμογή.
Περιφερειακά και επιχειρησιακά θέματα
Ποια είναι τα θέματα που επηρεάζουν τα τμήματα ή και τις επιχειρησιακές μονάδες; Αυτή η ερώτηση πρέπει να υποβληθεί σε όλες τις λειτουργικές μονάδες της επιχείρησης. Οι απαντήσεις θα αποτελέσουν σημαντικό οδηγό στην απόφαση της επιχείρησης για την υιοθέτηση της νέας εφαρμογής. Μπορούν επίσης να προτρέψουν τακτικές βελτιώσης του προφίλ κινδύνου και αποδοτικότητας της επιχείρησης. Οι σχετικές πληροφορίες πρέπει να συλλεχθούν μέσω συνεντεύξεων. Πάλι επισημαίνουμε ότι κάθε οντότητα είναι διαφορετική, εντούτοις μερικές βασικές περιοχές που πρέπει να καλυφθούν σε αυτές τις συζητήσεις παρουσιάζονται στη συνέχεια.
Η αποτύπωση της παρούσας κατάστασης μίας οικονομικής οντότητας μέσω ερωτηματολογίων, όπως ενδεικτικά αναπτύχθηκε παραπάνω, δεν εξυπηρετεί μόνο τη διερεύνηση που απαιτείται για την υιοθέτηση μιας κεντροποιημένης εφαρμογής ελέγχου και διαχείρισης κρίσεων αλλά μπορεί να αποτελέσει ένα χρήσιμο υπόδειγμα για την ανάλυση υπαρχουσών διαδικασιών σε διάφορα επίπεδα με στόχο τη βελτίωσή τους.
