Ο μετασχηματισμός της οικονομικής λειτουργίας των επιχειρήσεων με την εφαρμογή των στοιχείων της ευφυούς οικονομικής λειτουργίας αποτελεί το αντικείμενο που πραγματεύτηκε η πρόσφατη παγκόσμια έρευνα της KPMG σε υψηλόβαθμα οικονομικά στελέχη (CFOs) σε 440 οργανισμούς με τίτλο «Being the best: Inside the intelligent finance function».
ευάγγελος γκαρίπης-καριπίδης
senior auditor, τμήμα ελεγκτικών υπηρεσιών, kpmg
Τα στελέχη κλήθηκαν να απαντήσουν για τις εξελίξεις στις οικονομικές λειτουργίες και τις μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν για το μέλλον. Συγκρίνοντας τις απαντήσεις των στελεχών των οργανισμών που αποδίδουν καλύτερα παγκοσμίως (high-performers) με τον μέσο όρο, η έρευνα σκοπεύει να αναγνωρίσει και να ξεχωρίσει τις πρακτικές και προτεραιότητες των καλύτερων ομάδων οικονομικής λειτουργίας. Σύμφωνα με την έρευνα, ως high-performers ορίζονται οι οργανισμοί με άνω του 10% αύξηση στα έσοδα και τα κέρδη προ τόκων, φόρων και αποσβέσεων (EBITDA) κατά την τελευταία τριετία.
Από τα τέλη του 20ού αιώνα και εντονότερα στις αρχές του 21ου, οι οικονομικοί διευθυντές (CFOs) αντιμετώπισαν την πρόκληση να ανταποκριθούν στις αυξημένες απαιτήσεις για χρηματοοικονομική πληροφόρηση και τη συμμόρφωση με νέες κανονιστικές πρωτοβουλίες. Ενδεικτικά, η εφαρμογή των Διεθνών Λογιστικών Προτύπων και Διεθνών Προτύπων Χρηματοοικονομικής Πληροφόρησης, του Sarbanes-Oxley Act στις ΗΠΑ, των συμφωνιών της Βασιλείας, των οδηγιών Solvency, του πλαισίου της COSO και του ΟΟΣΑ για την εταιρική διακυβέρνηση κ.ά., σε συνδυασμό με το μεγάλο σκάνδαλο της Enron και τη χρηματοπιστωτική κρίση του 2008, μοιραία οδήγησαν πολύτιμους πόρους της οικονομικής λειτουργίας να αναλώνονται στις απαιτήσεις που συνεπάγονται τα παραπάνω.
Ο μετασχηματισμός της οικονομικής λειτουργίας που αντιμετώπισαν και αντιμετωπίζουν οι CFOs στοχεύει στην αποδοτικότητα της συλλογής και επεξεργασίας χρηματοοικονομικών στοιχείων με σκοπό να παρέχεται υψηλού επιπέδου παραδοσιακή χρηματοοικονομική πληροφόρηση, αλλά ταυτόχρονα να αποδεσμεύονται οι περιορισμένοι πόροι τους και να μετατοπίζονται προς δραστηριότητες υψηλής προστιθέμενης αξίας, που υποστηρίζουν τις καίριες επιχειρηματικές αποφάσεις.
Αναστρέφοντας την πυραμίδα της οικονομικής λειτουργίας
Η οικονομική λειτουργία επιτελεί τρεις διακριτές και θεμελιώδεις δραστηριότητες. Στη βάση της πυραμίδας εντοπίζονται οι βασικές χρηματοοικονομικές λειτουργίες που περιλαμβάνουν την επεξεργασία των χρηματοοικονομικών συναλλαγών και την παρακολούθηση των λογιστικών βιβλίων (transaction processing and bookkeeping). Ακολουθεί η χρηματοοικονομική πληροφόρηση, ο σχεδιασμός και έλεγχος (financial planning, reporting and control cycle), για να καταλήξουμε στο τρίτο επίπεδο, αυτό της χρηματοοικονομικής απόδοσης, που αφορά την υποστήριξη της λήψης αποφάσεων και τις δραστηριότητες διαχείρισης κινδύνων (business performance and risk management). Παραδοσιακά, ο περισσότερος χρόνος και ενέργεια αναλώνεται στις βασικές λειτουργίες και φθίνουν καθώς κινούμαστε από τη βάση στην κορυφή της πυραμίδας. Ο επιδιωκόμενος μετασχηματισμός προσδοκά την αναστροφή της πυραμίδας αυτής και την ταυτόχρονη σμίκρυνσή της. Το ερώτημα, επομένως, είναι με ποιο τρόπο μπορεί να πραγματοποιηθεί αυτή η αναστροφή χωρίς να διαταραχθούν οι τωρινές ήδη υπερφορτωμένες λειτουργίες.
Το Λειτουργικό Μοντέλο Χρηματοοικονομικού Στόχου της KPMG
Σύμφωνα με την έρευνα και την πρακτική εμπειρία της KPMG, απαιτείται η υιοθέτηση μιας δοκιμασμένης προσέγγισης, όπως το KPMG’s Finance Target Operating Model (TOM), με την οποία θα καθορίζεται η επιθυμητή κατάσταση για την οικονομική λειτουργία στο τέλος της περιόδου του μετασχηματισμού. Μέσω της εξέτασης των κύριων εκροών που αναμένουν τα ενδιαφερόμενα μέρη του οργανισμού (stakeholders) από την οικονομική λειτουργία, αναγνωρίζονται οι τομείς, οι ικανότητες και οι πόροι που πρέπει να αναπτυχθούν στο μέλλον, ούτως ώστε να υλοποιηθεί το όραμα και η στρατηγική για μια ανταγωνιστική και ηγετική οικονομική λειτουργία. Το όραμα θα υλοποιηθεί εξετάζοντας τα βήματα αλλαγών σε 6 τομείς.
î Υπηρεσίες: Από αμιγώς εσωτερικά εστιασμένες σε οδηγούς δημιουργίας αξίας.
î Οργάνωση: Από τον κατακερματισμό στην ενοποίηση.
î Άνθρωποι: Από scorekeepers σε επιχειρηματικούς εταίρους.
î Διαδικασίες: Από συγκεκριμένες ανά επιχειρηματική μονάδα σε τυποποιημένες και βελτιστοποιημένες.
î Τεχνολογία: Από μη συμβατά συστήματα, μοντέλα και βάσεις δεδομένων σε κεντρικά μοντέλα και συστήματα.
î Τοποθεσία: Από αποκεντρωμένη δομή διαδικασιών σε στρατηγικές αναθέσεις και βελτιστοποιημένα κέντρα παροχής κοινών υπηρεσιών (Shared Service Centers).
Φυσικά, η παραπάνω διαδικασία είναι πολυετής και σύνθετη και, κατά συνέπεια, για να πετύχουν οι επιδιωκόμενες αλλαγές απαιτείται προσοχή στους παράγοντες που θα καθορίσουν την επιτυχία του εγχειρήματος. Βάσει της εμπειρίας της KPMG, οι παράγοντες αυτοί περιλαμβάνουν: σαφείς και ρεαλιστικούς στόχους και προθεσμίες, ευρεία συμμετοχή συνεργατών από όλη την εταιρεία, δέσμευση της ηγεσίας με καθαρό «tone from the top», διαυγές σύστημα διοίκησης με ξεκάθαρες προσδοκίες και υποχρεώσεις με συγκεκριμένους δείκτες μέτρησης της απόδοσης (KPIs), επικοινωνία σε όλο τον οργανισμό για τη σημασία του έργου, των ωφελειών του αλλά και των αλλαγών που θα επιφέρει και, τέλος, διαχείριση του ταλέντου στο ανθρώπινο δυναμικό σε όλη τη διάρκεια της μετατροπής.
Τα κεφαλαιώδη στοιχεία της ευφυούς οικονομικής λειτουργίας
Η παρούσα έρευνα κατέδειξε ότι οι περισσότερες εταιρείες εφαρμόζουν αργά αλλά σταθερά στοιχεία και λειτουργίες της ευφυούς οικονομικής λειτουργίας. Εστιάζουν στη στρατηγική σύγκλιση της οικονομικής λειτουργίας και στην ανάπτυξη των αναλυτικών τους ικανοτήτων προκειμένου να ενισχυθεί ο χρηματοοικονομικός οργανισμός και να προσφέρει χείρα βοηθείας στη διαδικασία λήψης αποφάσεων, παρέχοντας τη σωστή πληροφορία στο σωστό χρόνο. Χρησιμοποιούν τις τελευταίες λέξεις της τεχνολογίας και καινοτόμες εφαρμογές για να εκμεταλλευτούν τις ευκαιρίες που παρουσιάζονται στις αγορές και να μετατρέψουν τα δεδομένα σε πληροφορίες χρήσιμες για την εφαρμογή δραστικών αποφάσεων και την παρακολούθηση της απόδοσης όλων των λειτουργιών της εταιρείας.
Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της έρευνας, πέντε στοιχεία είναι εκείνα με κεφαλαιώδη σημασία στο ρόλο της ευφυούς οικονομικής λειτουργίας. Τα πρώτα δύο βοηθούν στην αποδοτικότητα των οικονομικών λειτουργιών, ενώ τα επόμενα τρία στην αποτελεσματική υποστήριξη της διαδικασίας λήψης αποφάσεων.
î Lean Finance: Αποτελείται από ένα σύνολο εργαλείων και τεχνικών που βελτιστοποιούν τις λειτουργίες, εξασφαλίζοντας την ελάχιστη δυνατή σπατάλη πόρων. Οι κύριες διαδικασίες απλοποιούνται, εναρμονίζονται και βελτιστοποιούνται προκειμένου να καταστεί αποδοτικότερη η οικονομική λειτουργία. Ο στόχος της προσέγγισης αυτής είναι διττός, γιατί εκτός από την εξοικονόμηση κόστους επιτυγχάνεται σημαντική βελτίωση της ποιότητας, της ευελιξίας και της ταχύτητας στις εκροές της οικονομικής λειτουργίας, κάτι που οδηγεί σε μεγαλύτερο εύρος υπηρεσιών, με υψηλότερη προστιθέμενη αξία.
î Κοινές χρηματοοικονομικές υπηρεσίες (Finance Shared Services): Με τα κέντρα κοινών υπηρεσιών και την πρακτική της στρατηγικής ανάθεσης, οι βασικές οικονομικές λειτουργίες πραγματοποιούνται με αποδοτικότητα στην καταλληλότερη τοποθεσία, επιτρέποντας στις οικονομικές ομάδες να επανατοποθετούν τις προσπάθειές τους στις δραστηριότητες υψηλής προστιθέμενης αξίας.
î Αξιόπιστες προβλέψεις (Reliable Forecasting): Η εφαρμογή των καινοτόμων εργαλείων επιχειρησιακής πληροφόρησης (Business Intelligence tools), των μεγάλων δεδομένων και αναλύσεων, οδηγεί σε περισσότερο αξιόπιστες τεχνικές προβλέψεων, εν αντιθέσει με το παρελθόν, όταν οι προβλέψεις μετατρέπονταν σε απαρχαιωμένες προτού έρθει η περίοδος εφαρμογής τους. Οι νέες τεχνικές επιτρέπουν την υποστήριξη της ευφυούς οικονομικής λειτουργίας μέσα από την ανάδειξη ενοποιημένου επιχειρησιακού σχεδιασμού και ελέγχου, με κοινές υποθέσεις και παγκόσμια διαχείριση σύνθετων δεδομένων και πληροφοριών.
î Διαχείριση ταλέντου (Finance Talent Management): Η δημιουργία ενός πλαισίου διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού σε επίπεδο οργανισμού προκειμένου να προσεγγίζονται, να παρακινούνται και να διατηρούνται οι καλύτεροι δυνατοί χρηματοοικονομικοί επαγγελματίες όλων των επιπέδων. Η πρόκληση είναι μεγάλη, λόγω του μεταβαλλόμενου περιβάλλοντος της οικονομικής λειτουργίας και του υψηλού ανταγωνισμού σε παγκόσμιο επίπεδο.
î Ευθυγράμμιση οικονομικής λειτουργίας και διαχείρισης κινδύνων (Finance/Risk Alignment): Η ευθυγράμμιση διαδικασιών και δομών που αφορούν δραστηριότητες της οικονομικής λειτουργίας και της διαχείρισης κινδύνων, αντί της λειτουργίας ξεχωριστών τμημάτων, υποβοηθά στη βελτίωση των στρατηγικών και τακτικών αποφάσεων μέσω καλύτερης ισορροπίας των παραγόντων κινδύνου και επιβράβευσης τόσο στο βραχυπρόθεσμο όσο και στον μακροπρόθεσμο ορίζοντα. Παραδείγματα αποτελούν η χρησιμοποίηση κοινών δεδομένων, πληροφοριών και μοντέλων για σκοπούς χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και κανονιστικής συμμόρφωσης ή η δυνατότητα για κατανομή κεφαλαίων στις επιχειρησιακές μονάδες με κριτήρια απόδοσης και κινδύνου αντί μόνο απόδοσης.
Τέλος, η νέα τάση για την υποστήριξη των αποφάσεων και τη δημιουργία αξίας είναι οι ολοκληρωμένες επιχειρησιακές Εφαρμογές Διαχείρισης της Απόδοσης (Enterprise Performance Management), χρησιμοποιώντας τα ήδη υπάρχοντα ERP συστήματα σε συνδυασμό με νέα καινοτόμα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων (data analytics), όπως το QlikView και νέες τεχνολογίες «σύννεφου» για real-time μοντελοποίηση σεναρίων και ανάλυση κερδοφορίας.
Συμπεράσματα για την παρούσα κατάσταση της οικονομικής λειτουργίας
Συνολικά, οι ερωτηθέντες, σε σύγκριση με την αντίστοιχη έρευνα που δημοσιεύθηκε το 2011, αισθάνονται μεγαλύτερη εμπιστοσύνη για τις δραστηριότητες της οικονομικής λειτουργίας τους. Άνω του 60% των απαντήσεων αντανακλούν το γεγονός ότι η οικονομική λειτουργία αποτελεί αξιόπιστο εταίρο της μέσης και ανώτατης διοίκησης, του Διοικητικού Συμβουλίου και των λοιπών ενδιαφερομένων μερών, με αιχμή του δόρατος το θησαυροφυλάκιο (treasury).
Μια από τις μεγαλύτερες αδυναμίες που αναγνωρίζουν οι CFOs είναι η διαχείριση του ταλέντου και η τεχνική επάρκεια και γνώση του προσωπικού. Οι CFOs θεωρούν πως, ενώ η διαχείριση του ταλέντου είναι ένα από τα δυσκολότερα πεδία, η επιτυχία σε αυτό είναι ο σημαντικότερος παράγοντας για τη δημιουργία προστιθέμενης αξίας και τη βιώσιμη ανταγωνιστικότητα της λειτουργίας τους. Άνω του 50% των ερωτηθέντων προβλέπουν δραματικές αλλαγές στον τρόπο που θα χειριστούν τα συγκεκριμένα ζητήματα στο μέλλον. Επίσης, πάνω από τους μισούς ερωτηθέντες θεωρούν ότι η προσέγγιση του lean finance έχει μεγάλη σημασία για τον οργανισμό τους και παρόμοιος αριθμός θεωρεί ότι είναι ήδη σε καλό επίπεδο. Παρά το γεγονός ότι η εξαγωγή γενικευμένων συμπερασμάτων για τις high-performing εταιρείες είναι σύνθετη διαδικασία, παρατηρείται ότι οι high-performers ξεκάθαρα προσπαθούν και αξιολογούν περισσότερο τη διαχείριση ταλέντου και αντιλαμβάνονται ως σημαντικότερη την προσέγγιση lean finance σε σχέση με τους οργανισμούς με χαμηλότερες επιδόσεις.
Κατά μέσο όρο το 51% των διαδικασιών της οικονομικής λειτουργίας πραγματοποιείται σε κεντρικό επίπεδο, όμως υπάρχουν διαφορές γεωγραφικές (κεντρικά στη Δύση, αποκεντρωμένα στην Ασία) και τάξης μεγέθους (κεντρικά στις εταιρείες με τζίρο άνω του $1δισ.) Ενδιαφέρον στοιχείο είναι ότι οι μικρές και αναπτυσσόμενες εταιρείες δεν έχουν ακόμη οδηγηθεί στις κεντρικές διαδικασίες των αναπτυγμένων δυτικών επιχειρήσεων, και επομένως αναμένεται να το πράξουν τα επόμενα χρόνια, αποκομίζοντας τα αντίστοιχα οφέλη.
Όσον αφορά την ευθυγράμμιση διαδικασιών χρηματοδότησης και κινδύνου, περίπου οι μισοί εκτιμούν ότι οι πολιτικές τους στα δύο αυτά πεδία έχουν ήδη πλήρως ή σημαντικά ευθυγραμμιστεί, χρησιμοποιώντας κυρίως παράγοντες όπως «καλύτερο software» και «καλύτερη εκπαίδευση προσωπικού».
Κλείνοντας, ένα από τα βασικά συμπεράσματα της έρευνας είναι ότι τα ανώτερα οικονομικά στελέχη επιθυμούν κατά την επόμενη διετία να επαυξήσουν την προσπάθεια για βελτίωση των ικανοτήτων τους στην υποστήριξη των αποφάσεων παρά στη διαχείριση των συναλλαγών και στη μείωση του κόστους (μόνο το 17% το θεωρεί ως σπουδαία ευκαιρία). Πάνω από τα 2/3 των CFOs θεωρούν ότι οι οργανισμοί τους είναι «πολύ πρόθυμοι ή κάπως πρόθυμοι» να επενδύσουν στη βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας της οικονομικής λειτουργίας, ενώ η αύξηση στους πολύ πρόθυμους ανέρχεται σε 25% σε σχέση με το 2011. Το μεγαλύτερο κομμάτι των επενδύσεων θα αφορά τη βελτιστοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού και τη διαχείριση των ταλέντων που θα στελεχώσουν την οικονομική λειτουργία και θα την κατα