• Σήμερα είναι: Σάββατο, 19 Σεπτεμβρίου, 2020

Analytics: Το εργαλείο των ελεγκτών και των επιχειρήσεων Γιάγκος Χαραλάμπους FCCA, Αντιπρόεδρος UHYAxon

Γιάγκος Χαραλάμπους

FCCA, Αντιπρόεδρος UHYAxon Ορκωτοί Ελεγκτές, Σύμβουλος Διοίκησης (Management consultant). Μέλος Συνδέσμου Ορκωτών Λογιστών Αγγλίας (Association of Chartered Certified Accountants, UK). Ορκωτός ελεγκτής, μέλος ΣΕΛΚ, συνταξιούχος ορκωτός ΣΟΕΛ, πρώην Α’ αντιπρόεδρος Ελληνικής Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς.

Σύμφωνα με το παρακάτω διαμορφωθέν άρθρο της Christine Baker1, οι πρόσφατες τεχνολογικές εξελίξεις διαβλέπονται ως ο καταλύτης αλλαγής στο επιχειρηματικό περιβάλλον, προωθώντας τον Εσωτερικό και Εξωτερικό Έλεγχο (ΕΕΕ) σε μια περίοδο μεταμόρφωσης (transformation).

Αναγνωρίζοντας αυτήν την αλλαγή και την ανάγκη διαχείρισης της αλλαγής με ταχύτητα, οι ελεγκτές αποβλέπουν στο πώς μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις εξελίξεις της πληροφορικής (IT advances) για να βελτιώσουν την ποιότητα ελέγχων, να επεκτείνουν το πλαίσιο ελέγχου (audit coverage) σε επικίνδυνες επιχειρηματικές περιοχές, να μειώσουν τον χρόνο εκτέλεσης του ελέγχου και να επιβεβαιώσουν την κοστολογική αποτελεσματικότητά του.

Το επιχειρηματικό τοπίο, ταυτόχρονα, θα συνεχίζει να εξελίσσεται και να παίρνει μια προληπτική προσέγγιση (proactive approach) στη διαχείριση κινδύνων και εποπτική συμμόρφωση σε προσδοκίες για τη λειτουργία του ΕΕΕ, για να παράσχει επιβεβαίωση, καθώς επίσης συμβουλές και σε εσωτερικά θέματα (insights) προς βελτίωση.

Η μέγιστη αξία από τους ελέγχους, για να επιτευχθεί θα πρέπει να επιτρέπει στις επιχειρήσεις να προσδιορίσουν περιοχές κινδύνων και βελτιώσεων. Για τον στόχο αυτό οι ΕΕΕ κινούνται στην εισαγωγή ανάλυσης δεδομένων (data analytics) διαμέσου του ελεγκτικού κύκλου ζωής, αγκαλιάζοντας τεχνολογίες εξόρυξης δεδομένων (data mining technologies) και μέθοδους απεικόνισης δεδομένων (data visualization methods).

Υπάρχουν αρκετοί προωθητικοί παράγοντες οι οποίοι έχουν συμβάλει στην αύξηση χρήσης της αναλυτικής (analytics) σε λειτουργίες του εσωτερικού και εξωτερικού ελέγχου. Η ύπαρξη δεδομένων από προηγούμενους ελέγχους και οι τεχνολογίες μεγάλων δεδομένων (Big Data Technologies) έχουν επαναπροσδιορίσει την εστίαση σε κινδύνους και βάσεις εσωτερικών δεδομένων (fact based insights). Αυτό, ειδικότερα, βοηθά τον εσωτερικό έλεγχο σε μια ολιστική άποψη (holistic view) των κινδύνων οργάνωσης, των αδυναμιών δικλίδων ελέγχου (control deficiencies) και εξαιρέσεων.

Ως εργαλείο η αναλυτική2 δεδομένων (data analytics) μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο σύνολο της ελεγκτικής διαδικασίας (entire audit process). Από την αντίληψη προφίλ κινδύνου, την αντίληψη αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας των δικλίδων (controls), καθώς και την ανάλυση των ευρημάτων ελέγχου ή αποτελεσμάτων. Επίσης επιτρέπει στους εξωτερικούς και εσωτερικούς ελεγκτές να εντείνουν και να εστιάσουν τις προσπάθειές τους ή να αξιολογήσουν την συμμόρφωση σε σχέση με τη γραμμή των επιχειρηματικών σκοπών, πολιτικών και στρατηγικών. Πρόσθετα, δια μέσου των αναλυτικών δεδομένων οι ΕΕΕ θα μπορούν καλύτερα να διαχειριστούν τις πηγές, να προσδιορίσουν πιο αποτελεσματικά την πρόοδο του ελέγχου, να βελτιώσουν τον ελεγκτικό κύκλο χρόνου και να επιταχύνουν την αναφορά για τα ευρήματα του ελέγχου.

Η εφαρμογή της αναλυτικής (analytics) μπορεί να βοηθήσει τους παραδοσιακούς ελεγκτές να κινηθούν πέραν του παραδοσιακού εσωτερικού ελέγχου, προς ένα περιβάλλον με πιο εξελιγμένη ανάλυση κινδύνων και παρακολούθηση, ενώ ταυτόχρονα να διατηρεί και το κόστος χαμηλό.

Εκτίμηση κινδύνων

Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν την τεχνολογία για μια διαρκή εξέταση στο καρδιοχτύπημα της επιχείρησης. Αυτό το κάνουν χρησιμοποιώντας πίνακες ελέγχου (dashboards), είτε γραφικούς είτε σε κείμενο ή και ένα συνδυασμό, για να σημειώσουν (highlight) τις προβληματικές περιοχές ή θέματα. Όταν ο κίνδυνος ή η περιοχή κινδύνου είναι υψηλή, σημαδεύεται με κόκκινο και λαμβάνονται αποφάσεις για να περιορίσουν τον κίνδυνο ή να βελτιώσουν τα διορθωτικά μέτρα.

Όταν χρησιμοποιείται η αναλυτική δεδομένων (data analytics), τα δεδομένα κινδύνων μπορεί να αντληθούν από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης (social media feeds) κ.λπ., τα οποία αποθηκεύονται με ένα δομημένο τρόπο και δένονται (tied) με προσχεδιασμένα θέματα (pre-designed themes). Όλα αυτά τα δεδομένα μπορεί να είναι πολύ χρήσιμα για τους ΕΕΕ. Οι ελεγκτές μπορεί να κερδίσουν μια σε βάθος νοημοσύνη (in-depth intelligence) για αλλαγές στον οργανισμό, περιοχές προβλημάτων και κινδύνων ή θέματα δικλίδων που ενσωματώνονται στο πρόγραμμα ελέγχου.

Διάγνωση και παρακολούθηση
δικλίδων

Η αναλυτική (analytics) μπορεί επίσης να μοχλευτεί από τους ΕΕΕ για την αναγνώριση λαθών ή ανωμαλιών κατά τη διάρκεια ελέγχου που βοηθά να προσδιοριστούν οι κίνδυνοι, απάτες και ανεπάρκειες, καθώς επίσης παρέχει την ικανότητα να προσδιοριστούν τάσεις σε θέματα δικλίδων. Αυτό απαιτεί η διοίκηση και οι ΕΕΕ να επιδεικνύουν προσοχή κατά τη δοκιμή των δικλίδων. Οι ΕΕΕ θα πρέπει επίσης να επιδεικνύουν προσοχή κατά την διάγνωση των δικλείδων. Η αναλυτική (analytics) μπορεί να βοηθήσει για μια βαθύτερη εξέταση των σεναρίων για εξαιρέσεις, επικαλύψεις (duplications) και τάσεις, διά της συγκρίσεως των ιστορικών δεδομένων και της τεκμηρίωσης των αποτελεσμάτων στις διάφορες περιοχές επεξεργασίας.

Ανίχνευση απάτης

Ενώ υπάρχουν πολλοί τρόποι για να χρησιμοποιηθεί η τεχνολογία για να αντιληφθούμε τον κίνδυνο απάτης, η εφαρμογή της αναλυτικής (analytics) έχει αποδειχθεί ότι είναι ένα χρήσιμο εργαλείο διαλογής (screening tool) για να αποφασισθεί κατά πόσον απαιτείται βαθύτερη ανάλυση.

Ο νόμος Μπέντφορτ (Bendford’s law3) μπορεί να εφαρμοστεί για να ανιχνευθούν ανωμαλίες δεδομένων ή χειραγώγηση στις οικονομικές καταστάσεις. Αυτό βοηθά τον κάθε ελεγκτή στον εντοπισμό απάτης ή εξαιρετικών χαρακτηριστικών ή, εναλλακτικά, να αποδείξει ότι δεν υπάρχει καμία απάτη, ακόμη και αν υπάρχει ένδειξη τεραστίων ζητημάτων ελέγχου.

Η καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (AML), για παράδειγμα, αν και είναι δύσκολο να ανιχνευθούν, μπορεί να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας μεγάλα δεδομένα αναλυτικών (Big Data Analytics). Εφόσον οι απάτες ενδυναμώνονται και βελτιώνονται σε τεχνικές, καθίσταται ζωτικής σημασίας για τον οργανισμό να συγκεντρώνει, να παγιώνει και να αναλύει δεδομένα για να του παρέχουν χρήσιμες πληροφορίες.

Ενίσχυση αναφορών και δυνατοτήτων επικοινωνίας

Η μετάδοση των ορθών ελεγκτικών αποτελεσμάτων στους μετόχους και τρίτους ενδιαφερομένους έγκαιρα είναι πολύ σημαντική και ένας τρόπος γι’ αυτό είναι μέσω της κατάστασης των οικονομικών καταστάσεων. Κατά την αναφορά, η εστίαση θα πρέπει να είναι σύμφωνη με τις απαιτήσεις της διοίκησης και στους χρόνους που απαιτείται η πληροφόρηση. Πολλές φορές, ο τρόπος που η διοίκηση αποκτά την ελεγκτική πληροφορία είναι διαφορετικός από τις πληροφορίες που αναφέρονται από τα τμήματα, τις ομάδες και τους προϊσταμένους. Αυτή η διαφοροποίηση δυσκολεύει τη διοίκηση να αντιληφθεί την πληροφόρηση και να προχωρήσει στη λήψη αποφάσεων με βάση την πληροφόρηση που λαμβάνει.

Με την τυποποίηση της γλώσσας και των μεθόδων αναφοράς, ο κάθε ελεγκτής είναι σε πλεονεκτική θέση να ανταλλάξει βέλτιστες πρακτικές και να βελτιώσει την επίγνωση των κινδύνων σε ολόκληρο τον οργανισμό. Ο ελεγκτής μπορεί να μοχλεύσει διαμέσου της αναλυτικής δεδομένων, όπως της προγνωστικής μοντελοποίησης (predictive modelling) και προβλέψεων (forecasting), όταν διεξάγεται ριζική ανάλυση, ή διάγνωσης υποθέσεων (hypothesis testing). Τα αποτελέσματα μπορούν να ενσωματωθούν σε μητρώο διαχείρισης (management matrix), πίνακες ελέγχου (dashboards), διευκολύνοντας τους ενδιαφερόμενους φορείς στη λήψη αποφάσεων.

Συμπέρασμα

Η προστασία της επιχείρησης και η παράδοση μετρήσιμης αξίας είναι ο κρίσιμος ρόλος του κάθε ελεγκτή. Ένας μακροπρόθεσμος δρόμος αναλυτικής, που είναι ενσωματωμένη στις ελεγκτικές λειτουργίες, βοηθά να εξεταστούν σημαντικοί όγκοι δεδομένων, να εκτιμηθούν συγκεκριμένα δεδομένα και να μεταφερθεί αξία σε αυτούς που λαμβάνουν αποφάσεις. Πολλά σημαντικά παραδοσιακά δεδομένα που συλλέγονται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ελέγχου τηρούνται σε ηλεκτρονικά φύλλα εργασίας (excel sheets), βάσεις δεδομένων ή μεγάλους αποθηκευτικούς χώρους δεδομένων.

Μία δομημένη μορφή δεδομένων, με τη χρήση της κατάλληλης τεχνολογίας, παρέχει στους ελεγκτές μια ολοκληρωμένη άποψη για τους κινδύνους που επηρεάζουν την υπό έλεγχο επιχείρηση και βελτιώνει το συνολικό ελεγκτικό έργο.

Οι εσωτερικοί ελεγκτές, πιο κοντινοί στη διοίκηση, βρίσκονται σε καλύτερη θέση, όχι μόνο να παράσχουν βεβαιότητα αλλά επίσης να παρέχουν ιδέες και προβλέψεις επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.

H Google προσφέρει, χωρίς χρεώσεις, εκπαίδευση σε τρία επίπεδα για το σημαντικό αυτό θέμα της Αναλυτικής. Δοκιμάστε το, εάν είσθε ακόμα νέοι στη σκέψη και την εκμάθηση.

ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

1. MetricStream, Inc., Governance, Risk, Compliance and Quality Management Solutions.

2. Χρησιμοποιείται ο όρος αυτός για τη διαφοροποίηση από τις λοιπές τεχνικές ανάλυσης δεδομένων.

3. http://mathworld.wolfram.com/BenfordsLaw.html