Δρ Μάριος Μενεξιάδης, PhD
Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου Αεροπορίας Αιγαίου
Κωνσταντίνος Ζοπουνίδης,
Ακαδημαϊκός, Καθηγητής, Πολυτεχνείο Κρήτης, Audencia Business School, Γαλλία
Χρήστος Λεμονάκης
Επίκουρος Καθηγητής, Ελληνικό Μεσογειακό Πανεπιστήμιο
Το σύστημα εσωτερικού ελέγχου σχεδιάζεται και λειτουργεί με σκοπό την παροχή επαρκούς διασφάλισης των στόχων του οργανισμού. Το σύστημα θα πρέπει να λειτουργεί με λογικό κόστος, εννοώντας ότι το κόστος εφαρμογής και λειτουργίας του συστήματος δεν θα πρέπει να υπερβαίνει την ωφέλεια που προκύπτει από τη λειτουργία του. Έτσι, τα παρακάτω δύνανται να αναφερθούν ως προς τον σκοπό του συστήματος εσωτερικού ελέγχου:
– Να αποτελεί πραγματικό εργαλείο της διοίκησης ως προς την υλοποίηση των στόχων της.
î Να παρέχει τη δυνατότητα εκτίμησης και μέτρησης του οικονομικού αποτελέσματος, ώστε να μπορεί να συγκριθεί με τις αρχικές εκτιμήσεις.
î Να είναι ευέλικτο και αποτελεσματικό, να προσαρμόζεται στις εκάστοτε συνθήκες και ανάγκες και να διασφαλίζει τη βιωσιμότητα του εκάστοτε τμήματος.
î Να παρέχει τη δυνατότητα αξιοποίησης και διαχείρισης των διαθέσιμων πόρων, την αξιοποίηση των παραγωγικών μέσων, των ανθρωπίνων πόρων, καθώς και τη διαφύλαξη των εταιρικών περιουσιακών στοιχείων.
î Να παρέχει δικλίδες ώστε οι εκάστοτε κίνδυνοι να είναι διαχειρίσιμοι, διασφαλίζοντας τα συμφέροντα και τη βιωσιμότητα του οργανισμού.
î Να διαχωρίζει αρμοδιότητες, καθήκοντα και υποχρεώσεις μεταξύ των τμημάτων και των εργαζομένων και να συμβάλλει αποτελεσματικά στον βαθμό συνεργασίας μεταξύ των απασχολούμενων.
î Να διασφαλίζει ότι οι αποφάσεις και εξουσιοδοτήσεις εφαρμόζονται από όλα τα στελέχη και την ιεραρχία, σύμφωνα με τις πολιτικές και διαδικασίες που έχουν θεσπιστεί από τη διοίκηση.
Αποτελεσματικότητα
Οι δικλίδες ασφαλείας έχουν σχεδιαστεί προκειμένου να εξασφαλίζονται οι σκοποί της διοίκησης. Όταν οι δικλίδες είναι επαρκείς άρα και αποτελεσματικές, οι εκάστοτε κίνδυνοι αντιμετωπίζονται επαρκώς. Το σύστημα εσωτερικού ελέγχου, κατά συνέπεια, θα πρέπει να στηρίζεται σε ορισμένες προϋποθέσεις ή, εναλλακτικά, δεδομένες αρχές.
Οι ακόλουθες αρχές του συστήματος εσωτερικού ελέγχου δύναται να παρατεθούν, προκειμένου για την επιτυχία του:
Κατάλληλη στελέχωση: Δυναμικό με επαρκή κατάρτιση, δεξιότητες και γνώσεις, συνεπάγεται αυξημένες πιθανότητες επίτευξης στόχων. Σημαντική παράμετρος επιτυχίας του συστήματος θεωρείται και η αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού με σκοπό τη βέλτιστη χρησιμοποίησή του.
Διαχωρισμός καθηκόντων και ευθυνών: Ο επαρκής και σαφής διαχωρισμός καθηκόντων και ευθυνών, σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας, είναι από τις πλέον σοβαρές δικλίδες πρόληψης που εξετάζεται σε κάθε διενέργεια ελέγχου. Το εκάστοτε στέλεχος θα πρέπει να γνωρίζει επακριβώς ποια είναι τα καθήκοντα και οι υποχρεώσεις του, τα όρια των ευθυνών και εξουσιών του, καθώς επίσης το ποιος είναι υπόλογος και σε ποιον.
Η διοίκηση στηρίζεται στην κατανομή των αρμοδιοτήτων, σε όλα τα επίπεδά της, προκειμένου να εξασφαλίζεται το βέλτιστο αποτέλεσμα. Παράλληλα, θα πρέπει να ενισχύεται η ανάπτυξη πρωτοβουλιών, η ανάπτυξη γνώσεων, η αξιολόγηση των όποιων ενεργειών και ο βαθμός επίτευξης των στόχων.
î Έγκριση – εξουσιοδότηση: Σοβαρές ή επικίνδυνες / ασυνήθιστες συναλλαγές θα πρέπει να συνοδεύονται από ειδική εξουσιοδότηση, η οποία τις περισσότερες φορές θα πρέπει να δίδεται από το Διοικητικό Συμβούλιο, σε αντίθεση με τις περιπτώσεις που αφορούν κλασικές καθημερινές εργασίες. Σε κάθε περίπτωση, οι ειδικές εξουσιοδοτήσεις θα πρέπει να είναι περιορισμένες.
î Διασφάλιση των συναλλαγών: Κάθε συναλλαγή θα πρέπει να διασφαλίζεται ότι πραγματοποιείται σύμφωνα με την εταιρική πολιτική της διοίκησης. Κάθε συναλλαγή θα πρέπει να απεικονίζεται ορθά και να ελαχιστοποιείται η πιθανότητα λογιστικών σφαλμάτων.
î Έκδοση και καταχώριση στοιχείων: Κάθε καταχώριση στα λογιστικά βιβλία πρέπει να στηρίζεται από τα αντίστοιχα παραστατικά. Κατ’ αυτόν τον τρόπο αποδεικνύεται η γνησιότητα και ορθότητα της σχετικής λογιστικής εγγραφής, καθώς επίσης και η εγκυρότητα της πράξεως που απεικονίζεται σε αυτή.
î Παρακολούθηση των εργασιών: Η συστηματική παρακολούθηση των εργασιών του ανθρωπίνου δυναμικού παρέχει τη δυνατότητα για άμεση διόρθωση όπου κρίνεται απαραίτητο.
î Σχεδιασμός των διαδικασιών ανάλογα με τους κινδύνους: Ο σχεδιασμός και η έκταση των διαδικασιών αποτελεί συνάρτηση του μεγέθους, της φύσης των δραστηριοτήτων και του κινδύνου που καλείται ο οργανισμός να αντιμετωπίσει. Ομοίως ανάλογο θα πρέπει να είναι και το κόστος του ελέγχου, που δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τα οφέλη από τη λειτουργία και τον έλεγχο του συστήματος.
î Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου: Θα πρέπει να προβλέπεται η λειτουργία της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου για την αξιολόγηση της επάρκειας του ιδίου του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, που να λειτουργεί ανεξάρτητα.
î Διαρκής αξιολόγηση: Η διαρκής παρακολούθηση και αξιολόγηση του συστήματος, με κριτήρια την επάρκεια και την ποιότητά του, θα πρέπει να ακολουθείται ευλαβικά. Ο εκάστοτε οργανισμός είναι δυναμικός και από τη στιγμή που προσαρμόζεται σε νέα δεδομένα και καταστάσεις, αντίστοιχα και το σύστημα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να βρίσκεται σε δυναμική εξέλιξη και να προσαρμόζεται ανάλογα με τις αλλαγές που επέρχονται στον οργανισμό.
Εσωτερικός έλεγχος και ρίσκο
Ρίσκο είναι η πιθανότητα να συμβεί το ανεπιθύμητο, κάτι το διαφορετικό από το αναμενόμενο. Η έκφραση της γνώμης του εσωτερικού ελεγκτή αποτυπώνεται σε γραπτή αναφορά, η οποία προωθείται στο Διοικητικό Συμβούλιο των εταιρειών, συνήθως μέσω της Επιτροπής Ελέγχου. Εν συνεχεία, το Διοικητικό Συμβούλιο των εταιρειών κάνει μνεία στα ετήσια δελτία του περί της αποτελεσματικότητας του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και των εσωτερικών δικλίδων ασφαλείας.
Δεδομένου του ανωτέρω, είναι αυτονόητη η σημασία της ελαχιστοποίησης του ρίσκου από την πλευρά του εσωτερικού ελέγχου. Ο κίνδυνος θα μπορούσε να ελαχιστοποιηθεί αν περιοριζόταν ο σκοπός και η εμβέλεια του ελέγχου σε λιγότερα θέματα, δραστηριότητες και συναλλακτικούς κύκλους. Είναι σύνηθες το φαινόμενο, οι επιτροπές ελέγχου να περιορίζουν τον εσωτερικό έλεγχο σε θέματα οικονομικής, κυρίως, φύσης, όπως το αν οι λογαριασμοί παρουσιάζουν την ακριβοδίκαιη εικόνα, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι θα ελέγχονταν πλήρως ο οργανισμός σε όλα του τα σημεία. Αντίστροφα, η διοίκηση της οικονομικής μονάδας πρέπει να εντοπίζει τους κινδύνους που απορρέουν από τις δραστηριότητές της και να αναθέτει στον εσωτερικό έλεγχο την αξιολόγηση του συστήματος αντιμετώπισής των, καθιστώντας τον υπηρεσία πραγματικά αντικειμενική και ανεξάρτητη.
Περαιτέρω, όταν το μέγεθος του ρίσκου είναι εύκολο να καθοριστεί αντικειμενικά, τότε το στοιχείο της πιθανότητας να συμβεί είναι περισσότερο υποκειμενικό. Η πιθανότητα να λάβει χώρα περισσότερο κρίνεται βάσει αποτελεσματικότητας της συγκεκριμένης δικλίδας ασφαλείας. Με απλά λόγια, λοιπόν, όσο πιο φτωχή είναι μια διαδικασία και η δικλίδα ασφαλείας τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να εμφανιστεί ο κίνδυνος. Βέβαια, όπως αναφέρθηκε και προηγουμένως, η πιθανότητα να εμφανιστεί ο κίνδυνος έχει το υποκειμενικό στοιχείο και ακριβώς αυτό το σημείο αποτελεί και διαμάχη μεταξύ των ελεγκτών και των στελεχών.