Collegio Sindacale: Αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου των ιταλικών Α.Ε. και ΜμΕ, Raffaele Marcello, CNDCEC

Στην Ιταλία, μετά την έγκριση του Εμπορικού Κώδικα το 1882, ο έλεγχος και η εποπτεία της διοίκησης της εταιρείας εμπίπτουν στις λειτουργίες που έχουν ανατεθεί σε έναν εσωτερικό φορέα, που ονομάζεται Collegio Sindacale.

Το 2003, με τη μεταρρύθμιση του εταιρικού δικαίου, που τροποποίησε τους κανόνες για τους ελέγχους που θεσπίζει ο αστικός κώδικας, ο ιταλός νομοθέτης εισήγαγε τη δυνατότητα πρόβλεψης, στο καταστατικό της SpA1, για συγκεκριμένα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που δεν περιλαμβάνουν το Collegio Sindacale: είναι το λεγόμενο δυαδικό σύστημα (sistema dualistico, στο οποίο οι λειτουργίες του Collegio Sindacale διεξάγονται από ένα όργανο εποπτείας, το Consiglio di Sorveglianza) και το μονιστικό σύστημα (sistema monistico, το τυπικό παράδειγμα του μοντέλου μιας βαθμίδας, όπου οι λειτουργίες διαχείρισης και ελέγχου ανατίθενται και οι δύο στο ίδιο όργανο, που ορίζεται από τη Γενική Συνέλευση των μελών). Ο υποχρεωτικός έλεγχος, τόσο στο δυαδικό όσο και στο μονιστικό σύστημα, ανατίθεται πάντοτε σε ορκωτό ελεγκτή (φυσικό πρόσωπο ή ελεγκτικό γραφείο), εγγεγραμμένο σε ειδικό μητρώο που τηρείται από το Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών (MEF). Σε αντίθεση με το παραδοσιακό σύστημα, όταν μια εταιρεία δεν απαιτείται να συντάσσει ενοποιημένες οικονομικές καταστάσεις, και εάν το καταστατικό ρητά το αναφέρει, ο τακτικός έλεγχος μπορεί να διενεργηθεί επίσης από το Collegio Sindacale, ως εναλλακτική λύση του ορκωτού ελεγκτή (φυσικό πρόσωπο ή ελεγκτικό γραφείο).

Μέχρι στιγμής, τα δύο εναλλακτικά συστήματα διαχείρισης και ελέγχου δεν είχαν την αναμενόμενη επιτυχία και, μέχρι σήμερα, στις SpA το παραδοσιακό σύστημα, που βασίζεται στη συνύπαρξη του διοικητικού συμβουλίου και του Collegio Sindacale, εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως, δεδομένου ότι θεωρείται αποδοτικότερο και αποτελεσματικότερο, λόγω και των επαγγελματικών δεξιοτήτων των μελών του.

Οι κανόνες του αστικού κώδικα εφαρμόζονται σε όλες τις SpA και, με τις απαραίτητες προσαρμογές, επίσης και σε εισηγμένες οντότητες. Για ορισμένες κατηγορίες εταιρειών, αυτοί οι κανόνες είναι ενσωματωμένοι σε άλλους ειδικούς, που ασχολούνται με συγκεκριμένους τομείς δραστηριότητας (τράπεζες, ασφαλιστικές κ.λπ.) Σε αυτές τις εταιρείες, οι οποίες είναι οντότητες δημοσίου συμφέροντος (PIE), το Collegio Sindacale αναλαμβάνει επίσης τον ρόλο της επιτροπής εσωτερικού ελέγχου και τακτικού ελέγχου, επιφορτισμένο, μεταξύ άλλων, με τα καθήκοντα παρακολούθησης του τακτικού ελέγχου και εποπτείας της ανεξαρτησίας των προσώπων ή των φορέων που εκπληρώνουν αυτή τη λειτουργία.

Σε srl (ιδιωτικές εταιρείες περιορισμένης ευθύνης) –οι οποίες, συνήθως, δεν στοχεύουν σε επενδύσεις αλλά αντιπροσωπεύουν τη ραχοκοκαλιά της ιταλικής οικονομίας– το σύστημα ελέγχων είναι διαφορετικό: στην πραγματικότητα, δεν προβλέπει τη χρήση ούτε του δυαδικού ούτε του μονιστικού συστήματος διαχείρισης και ελέγχου.

Ο διορισμός του οργάνου ελέγχου, ως εναλλακτική λύση του ορκωτού ελεγκτή, είναι υποχρεωτικός μόνο πέρα από ορισμένες παραμέτρους μεγέθους. Επιπλέον, η εταιρεία μπορεί να διορίσει ένα Sindaco (δηλαδή, έναν μόνο ορκωτό ελεγκτή, αντί για τρία μέλη) με τα ίδια προνόμια, εξουσίες και καθήκοντα του Collegio Sindacale.

Δραστηριότητες του Collegio Sindacale

Το Collegio Sindacale, τόσο στις SpA όσο και στις srl, ασκεί κυρίως την εποπτική λειτουργία σχετικά με τη συμμόρφωση με το νόμο και την ορθή λειτουργία και διαχείριση της εταιρείας. Σε εταιρείες που δεν υποχρεούνται να συντάσσουν ενοποιημένες οικονομικές καταστάσεις και εφόσον το καταστατικό ρητώς το αναφέρει, το Collegio Sindacale διενεργεί επίσης τακτικό έλεγχο.

Πιο συγκεκριμένα, σύμφωνα με το άρθρο 2403 του αστικού κώδικα, στο Collegio Sindacale αποδίδεται το καθήκον να παρακολουθεί τη:

– Συμμόρφωση με το νόμο,

– Συμμόρφωση με το καταστατικό,

– Συμμόρφωση με τις αρχές της χρηστής διαχείρισης,

– Επάρκεια της οργανωτικής, διαχειριστικής και λογιστικής δομής που έχει υιοθετήσει η εταιρεία, καθώς και την αποτελεσματική λειτουργία της.

Οι ορκωτοί ελεγκτές δεν μπορούν απλώς να εποπτεύουν τις δραστηριότητες των διευθυντών, αλλά πρέπει επίσης να αναλάβουν κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους την εποπτική δραστηριότητα στη λειτουργία της εταιρείας και της εσωτερικής της δομής, και πράγματι η εποπτεία τους πρέπει να ασκείται σε συνεχή βάση κατά τη διάρκεια της τριετούς θητείας τους (η ανάθεση γίνεται σε ορκωτούς ελεγκτές για τρία χρηματοοικονομικά έτη).

Οι ορκωτοί ελεγκτές υποχρεούνται να ασκούν έλεγχο στη νομιμότητα και στα πλεονεκτήματα της δραστηριότητας των διευθυντών, που δεν στοχεύουν στην αξιολόγηση της ευκαιρίας της ίδιας της ενέργειας, αλλά στην εκπλήρωση των κριτηρίων λογικής, ορθότητας και επάρκειας της διαδικασίας λήψης αποφάσεων που υιοθετήθηκαν από διευθυντές.

Για την εκπλήρωση των καθηκόντων τους, οι ορκωτοί ελεγκτές απολαμβάνουν σημαντικά προνόμια.

Πρέπει να παρίστανται στις γενικές συνελεύσεις, στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου και στις συνεδριάσεις της εκτελεστικής επιτροπής, εάν υπάρχει. Έτσι, έχοντας ενημερωθεί επαρκώς επί της ημερήσιας διάταξης θεμάτων, μπορούν να συμμετέχουν ενεργά σε συναντήσεις, παρεμβαίνοντας στη συζήτηση όταν αναγνωρίζουν πιθανά κρίσιμα ζητήματα στις αποφάσεις ή τυχόν παρεκκλίσεις από τον νόμο.

Για την άσκηση της εποπτικής δραστηριότητας, ο νόμος (άρθρο 2403 – bis cc) παρέχει στους ορκωτούς ελεγκτές πραγματικές εξουσίες ελέγχου και την εξουσία να προβούν σε εκπροσώπηση στις αρμόδιες αρχές. Αυτές οι εξουσίες περιλαμβάνουν πράξεις επιθεώρησης και ελέγχου που μπορούν να διενεργήσουν οι ελεγκτές, οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια της θητείας τους, επίσης ατομικά. Κάθε ενέργεια πρέπει να καταγράφεται στο υποχρεωτικό μητρώο συνεδριάσεων και αποφάσεων του Collegio Sindacale. Αυτό το τελευταίο μπορεί, επιπλέον, να ζητήσει πληροφορίες από τους διευθυντές, επίσης σε σχέση με τις άλλες επιχειρήσεις του ομίλου (σε περίπτωση συμμετοχών), για την πρόοδο των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και για συγκεκριμένες συναλλαγές. Το Collegio Sindacale μπορεί να ανταλλάσσει πληροφορίες με τους αντίστοιχους φορείς των θυγατρικών και, με σκοπό τη συλλογή πληροφοριών που θα μπορούσαν να είναι χρήσιμες για την εκτέλεση των καθηκόντων του, με τον ορκωτό ελεγκτή.

Αλλά υπάρχουν περισσότερα. Στην δικαιοδοσία μας, ο νόμος παρέχει στο Collegio Sindacale μια σειρά δραστικών μέτρων που αποσκοπούν στην πρόληψη και στον περιορισμό τυχόν ζημιών για την εταιρεία, που προκύπτουν από πράξεις κακής διοίκησης (mala gestio), σοβαρές παρατυπίες και παραλείψεις των διευθυντών. Σε αυτήν την προοπτική, οι ορκωτοί ελεγκτές μπορούν:

– να αμφισβητήσουν αποφάσεις που εγκρίθηκαν από τη γενική συνέλευση αλλά που δεν συμμορφώνονται με το νόμο ή το καταστατικό και να ζητήσουν την ακύρωσή τους,

– να αμφισβητήσουν τις αποφάσεις που λαμβάνονται από το διοικητικό συμβούλιο αλλά που δεν συμμορφώνονται με το νόμο ή το καταστατικό,

– να ζητήσουν ευθύνη από τους διευθυντές, για ζημία που προκλήθηκε στην εταιρεία σε περιπτώσεις κακής διοίκησης: στην περίπτωση αυτή ο επιδιωκόμενος στόχος είναι η αποκατάσταση εταιρικών περιουσιακών στοιχείων,

– να παρακολουθούν γεγονότα σημαντικής βαρύτητας που αναφέρουν τα μέλη,

– να συγκαλούν γενική συνέλευση των μελών όταν, κατά την εκτέλεση της ανάθεσης, αναγνωρίζονται κατακριτέα γεγονότα σημαντικής σοβαρότητας και υπάρχει επείγουσα ανάγκη δράσης, υποβάλλοντας στα μέλη τα συμπεράσματα και τις προτάσεις τους,

– να υποβάλουν καταγγελία στις αρμόδιες δικαστικές αρχές σε περίπτωση βάσιμης υποψίας ότι οι διευθυντές, κατά παράβαση των καθηκόντων τους, έχουν διαπράξει σοβαρές παρατυπίες στη διαχείριση της εταιρείας, που θα μπορούσαν να προκαλέσουν ζημιά στην εταιρεία ή σε μία ή περισσότερες θυγατρικές.

Ειδικές απαιτήσεις επαγγελματισμού και ανεξαρτησίας

Δεδομένης της σημασίας των λειτουργιών που πρέπει να εκτελεστούν, τα άτομα που είναι υπεύθυνα για την απόδοσή τους θα πρέπει να διαθέτουν συγκεκριμένες τεχνικές δεξιότητες. Σε μη εισηγμένες οντότητες, το Collegio Sindacale των SpA αποτελείται από τρία ή πέντε τακτικά μέλη (εταίρους και μη εταίρους) και δύο αναπληρωματικά. Τουλάχιστον ένας τακτικός και ένας αναπληρωτής πρέπει να επιλέγονται μεταξύ των ορκωτών ελεγκτών που είναι εγγεγραμμένοι στο μητρώο που τηρείται από το Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών (MEF). Τα άλλα μέλη πρέπει να επιλέγονται από συγκεκριμένες επαγγελματικές κατηγορίες, που περιλαμβάνουν και το επάγγελμά μας. Στην πραγματικότητα, η πλειονότητα των Collegi Sindacali αποτελείται από μέλη που είναι εγγεγραμμένα στο Μητρώο ΟΕΛ (Commercialisti) με συγκεκριμένες εταιρικές και οικονομικές δεξιότητες, καθώς και εκτενή γνώση των θεμάτων που σχετίζονται με την εταιρική διακυβέρνηση.

Όταν διορίζεται, ο ορκωτός ελεγκτής μιας srl πρέπει να πληροί τις ίδιες επαγγελματικές απαιτήσεις. Οι ορκωτοί ελεγκτές πρέπει επίσης να πληρούν συγκεκριμένες απαιτήσεις ανεξαρτησίας (ελλείψει των οποίων δεν μπορούν να διοριστούν ή, εάν έχουν ήδη τα καθήκοντά τους, χάνουν τη θέση τους) από την εταιρεία και ιδίως από τους διευθυντές της.

Κανόνες συμπεριφοράς του Collegio Sindacale 2020: Ιστορικό του εγγράφου CNDCEC2

Την 18η Δεκεμβρίου 2020, το CNDCEC δημοσίευσε μια νέα έκδοση των Κανόνων Συμπεριφοράς του Collegio Sindacale μη εισηγμένων εταιρειών. Το έγγραφο ενημερώθηκε την 12η Ιανουαρίου 2021 με τις διατάξεις που θεσπίστηκαν με τον Νόμο της 30ής Δεκεμβρίου 2020, αρ. 178 (Legge di bilancio 2021). Πρόκειται για τεχνικούς κανόνες που περιλαμβάνουν χρήσιμες συστάσεις για επαγγελματίες, οι οποίοι ενσωματώνουν τις νομοθετικές διατάξεις, που αναλύονται εν συντομία σε αυτήν την έκθεση, σχετικά με τη λειτουργία του Collegio Sindacale, και που το CNDCEC έχει ετοιμάσει εδώ και πολλά χρόνια.

Οι κανόνες συμπεριφοράς έχουν δεοντολογική αξία και καταρτίστηκαν για να καθοδηγήσουν τους επαγγελματίες που είναι εγγεγραμμένοι στο Μητρώο Ορκωτών Λογιστών για τη σωστή εκτέλεση των καθηκόντων που τους έχουν ανατεθεί υπό την ιδιότητά τους ως μέλη του φορέα ελέγχου που είναι υπεύθυνος για την παραδοσιακή διαχείριση και το σύστημα ελέγχου. Όσον αφορά τις συστάσεις που απευθύνονται σε επαγγελματίες που είναι εγγεγραμμένοι σε ένα τέτοιο μητρώο, οι κανόνες συμπεριφοράς συνδέονται στενά με τους κανόνες επαγγελματικής δεοντολογίας με τους οποίους μοιράζονται τις γενικές αρχές: σε αυτήν την προοπτική, οι κανόνες συμπεριφοράς βοηθούν να διευκρινιστεί ότι ο ορκωτός ελεγκτής πρέπει να εκτελέσει την ανάθεση ελέγχου με επάρκεια, δέουσα επιμέλεια, ανεξαρτησία και ποιότητα παρεχόμενων υπηρεσιών. Απευθύνονται στον φορέα ελέγχου, είτε πρόκειται για διοικητικό συμβούλιο είτε για έναν μόνο ελεγκτή (η περίπτωση αυτή ισχύει μόνο στην srl), που, σύμφωνα με το άρθρο 2403 του αστικού κώδικα, έχει μόνο τον εποπτικό ρόλο και όχι και τη λειτουργία ελέγχου.

Οι κανόνες συμπεριφοράς περιλαμβάνουν αρχές, κανονιστικές αναφορές, κριτήρια εφαρμογής και σχόλια. Οι αρχές περιγράφουν τον κανόνα συμπεριφοράς. Οι κανονιστικές αναφορές εξηγούν τον ισχύοντα κανόνα. Τα κριτήρια εφαρμογής υποδεικνύουν τις επιλογές που πρέπει να γίνουν και τα μέσα που πρέπει να υιοθετηθούν για την εκτέλεση της λειτουργίας. Τα σχόλια, τέλος, αναλύουν τον κανόνα και αποσαφηνίζουν τους λόγους που οδήγησαν σε συγκεκριμένες συμπεριφορές, εντοπίζοντας τα ερμηνευτικά ζητήματα που προκύπτουν συχνότερα από την πρακτική. Είναι σκόπιμο να επισημανθεί ότι η νέα έκδοση των κανόνων συμπεριφοράς αποδίδει στο Collegio Sindacale κεντρικό ρόλο στο σύστημα ελέγχων, τονίζοντας τη σημασία της ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ του φορέα ελέγχου, του φορέα διαχείρισης, του ατόμου ή της εταιρείας που ανατίθεται ο τακτικός έλεγχος και άλλα πρόσωπα ή οντότητες που είναι υπεύθυνα για τους ελέγχους, εάν υπάρχουν: η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα της οργάνωσης της εταιρείας υπόκεινται στην ανταλλαγή πληροφοριών στις οποίες βασίζονται τόσο η διαδικασία λήψης αποφάσεων όσο και η δραστηριότητα παρακολούθησης και εποπτείας που στοχεύει στην εγγύηση αυτών.

ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

1. Società per azioni (S.p.A. ή spa) είναι μια μορφή εταιρίας στην Ιταλία, που σημαίνει «εταιρεία με μετοχές» (αν και συχνά μεταφράζεται ως «μετοχική εταιρεία», η οποία μπορεί να είναι ή να μην είναι εταιρεία περιορισμένης ευθύνης). Είναι περισσότερο ή λιγότερο ισοδύναμη με την S.A. ή την ανώνυμη εταιρεία περιορισμένης ευθύνης (Plc) σε άλλες χώρες.

2. Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC): Εθνικό Συμβούλιο Ορκωτών Λογιστών και Λογιστικών Εμπειρογνωμόνων, Ιταλία.

Copyright © Μάϊος 2021. Όλα τα δικαιώματα διατηρούνται. Χρησιμοποιείται με άδεια του CNDCEC. Η έκδοση αυτή έχει μεταφραστεί από την αγγλική στην ελληνική γλώσσα από το Σώμα Ορκωτών Ελεγκτών Λογιστών (ΣΟΕΛ). Το CNDCEC και ο συγγραφέας του άρθρου δεν αναλαμβάνουν καμία ευθύνη για την ακρίβεια και την πληρότητα της μετάφρασης ή για ενέργειες που μπορεί να προκύψουν ως αποτέλεσμα αυτής.

Copyright © May 2021. All rights reserved. Used with permission of CNDCEC. This publication has been translated from the English language into Greek by the Institute of Certified Public Accountants of Greece (SOEL). CNDCEC and the author of the article assume no responsibility for the accuracy and completeness of the translation or for actions that may ensue as a result thereof.

Copyright © Μάϊος 2021. Όλα τα δικαιώματα διατηρούνται. Χρησιμοποιείται με άδεια του CNDCEC. Η έκδοση αυτή έχει μεταφραστεί από την αγγλική στην ελληνική γλώσσα από το Σώμα Ορκωτών Ελεγκτών Λογιστών (ΣΟΕΛ). Το CNDCEC και ο συγγραφέας του άρθρου δεν αναλαμβάνουν καμία ευθύνη για την ακρίβεια και την πληρότητα της μετάφρασης ή για ενέργειες που μπορεί να προκύψουν ως αποτέλεσμα αυτής.

Copyright © May 2021. All rights reserved. Used with permission of CNDCEC. This publication has been translated from the English language into Greek by the Institute of Certified Public Accountants of Greece (SOEL). CNDCEC and the author of the article assume no responsibility for the accuracy and completeness of the translation or for actions that may ensue as a result thereof.